Aprende a causar facturas de compras correctamente. Proceso paso a paso, ejemplos prácticos y nuevas herramientas automatizadas que transforman la contabilización en segundos.
Tiempo de lectura: 7 minutos
📑 Contenido
- Fundamentos de la causación contable
- Proceso paso a paso para causar facturas
- Asientos contables: ejemplos prácticos
- Casos especiales de contabilización
- Automatización de la causación con N1.app
- Preguntas frecuentes
Fundamentos de la causación contable
La causación de facturas es un proceso fundamental en la contabilidad empresarial colombiana. Consiste en registrar adecuadamente las compras realizadas por la empresa en los libros contables, siguiendo el principio de devengo o causación establecido por la normativa contable.
🔑 Concepto clave: La causación contable registra los hechos económicos en el momento en que ocurren, independientemente de si hay movimiento de efectivo o no.
Este proceso es esencial para:
- Mantener un control preciso de los gastos e inventarios
- Cumplir con las obligaciones tributarias ante la DIAN
- Generar información financiera confiable para la toma de decisiones
- Establecer las bases para la deducción fiscal de impuestos como el IVA
Proceso paso a paso para causar facturas
Para causar correctamente una factura de compra, debes seguir estos pasos:
1. Verificación de la factura
Revisa que la factura contenga toda la información requerida:
- Datos completos del proveedor (nombre, NIT)
- Numeración consecutiva de facturación autorizada por la DIAN
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento
- Descripción detallada de productos o servicios
- Valores unitarios y totales
- Impuestos aplicables (IVA, retenciones)
2. Clasificación del tipo de compra
Determina la naturaleza de la compra para asignarla a la cuenta contable correspondiente:
- Mercancías para la venta (Grupo 14 - Inventarios)
- Activos fijos (Grupo 15 - Propiedades, planta y equipo)
- Gastos operativos (Grupo 5 - Gastos)
- Costos (Grupo 6 - Costos)
3. Registro del asiento contable
Siguiendo el principio de partida doble, registra:
- Débito: La cuenta que recibe el valor (Activo o Gasto)
- Crédito: La cuenta que entrega el valor (Pasivo)
4. Verificación del balance del asiento
Comprueba que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos.
Asientos contables: ejemplos prácticos
Ejemplo 1: Compra de mercancía para la venta
Supongamos una compra de mercancía por valor de $1.000.000 + IVA del 19%:
Cuenta Débito Crédito
1435 (Mercancías) $1.000.000
2408 (IVA descontable) $190.000
2205 (Proveedores) $1.190.000
Sumas iguales $1.190.000 $1.190.000
Ejemplo 2: Compra de mercancía con retención en la fuente
Para una compra de $1.000.000 + IVA del 19% con retención en la fuente del 3.5%:
Cuenta Débito Crédito
1435 (Mercancías) $1.000.000
2408 (IVA descontable) $190.000
236540 (Retención en la fuente) $35.000
2205 (Proveedores) $1.155.000
Sumas iguales $1.190.000 $1.190.000
Ejemplo 3: Compra de suministros (gasto)
Para una compra de papelería por $100.000 + IVA del 19%:
Cuenta Débito Crédito
519530 (Papelería) $119.000
236540 (Retención por compras) $3.500
1105 (Bancos) $115.500
Sumas iguales $119.000 $119.000
📌 Nota importante: Cuando se trata de gastos, el IVA normalmente se incluye como mayor valor del gasto y no se registra como IVA descontable.
Casos especiales de contabilización
Facturas a crédito
Cuando la compra se realiza a crédito, el asiento contable sigue registrando el activo (lo que se compra) y se genera un pasivo por el valor adeudado:
Cuenta Débito Crédito
1435 (Inventarios) $1.200.000
2205 (Proveedores) $1.200.000
Sumas iguales $1.200.000 $1.200.000
Facturas con diferentes tipos de IVA
Algunas facturas pueden contener productos con diferentes tasas de IVA (19%, 5% o exentos). En estos casos, es necesario desglosar cada tasa en el asiento contable.
Facturas intracomunitarias (operaciones internacionales)
Las operaciones entre empresas de diferentes países tienen un tratamiento especial respecto al IVA. Generalmente, estas facturas de compra internacional se registran sin IVA cuando hay tratados comerciales específicos.
Facturas pendientes de recibir
Cuando se ha recibido el bien o servicio pero aún no se tiene la factura física, se puede utilizar la cuenta 4009 (Proveedores - Facturas pendientes de recibir) para registrar la transacción provisionalmente.
Automatización de la causación con N1.app
La revolución digital ha llegado a la contabilidad colombiana con soluciones como N1.app, que transforman el proceso tradicional de causación de facturas.
¿Qué es N1.app?
N1.app es una plataforma que automatiza completamente el proceso de causación contable mediante tecnología de extracción inteligente de datos, permitiendo:
- Procesar facturas en segundos en lugar de días
- Extraer automáticamente información fiscal (IVA, retenciones)
- Integración directa con la DIAN y sistemas contables como Siigo y Alegra
- Gestión centralizada de documentos
Beneficios de la automatización
- Ahorro de tiempo: Reducción drástica en el tiempo dedicado a tareas manuales
- Precisión: Eliminación de errores humanos en la digitación
- Escalabilidad: Capacidad para manejar mayor volumen de documentos
- Trazabilidad: Control total de los documentos procesados
💡 Transformación del trabajo contable: La automatización permite a los contadores enfocarse en análisis estratégico y asesoría de valor, dejando las tareas mecánicas a la tecnología.
Preguntas frecuentes
¿Las compras son un activo o un pasivo?
Las compras representan un activo (lo que se adquiere), aunque si se compra a crédito, también se genera un pasivo (la obligación de pago).
¿Cómo se contabiliza una factura sin IVA?
Se registra el valor de la compra en la cuenta correspondiente (inventario o gasto) sin incluir partida de IVA descontable.
¿Se puede contabilizar un pago sin factura?
Sí, se puede registrar provisionalmente usando la cuenta 4009 (Proveedores - Facturas pendientes de recibir), pero el IVA solo podrá deducirse cuando se reciba la factura formal.
¿Cómo afecta el recargo de equivalencia a la contabilización?
El recargo de equivalencia es un régimen especial que aplica a comercios minoristas. Se contabiliza como un cargo adicional al IVA normal, en una partida separada.
¿Es legal automatizar la causación contable?
Totalmente legal. Las herramientas como N1.app cumplen con todas las normativas fiscales colombianas y facilitan el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Conclusión
La correcta causación de facturas de compra es un proceso fundamental para la salud financiera y fiscal de cualquier empresa. Aunque tradicionalmente ha sido un proceso manual y propenso a errores, las nuevas tecnologías están transformando esta área, permitiendo mayor eficiencia y precisión.
Los profesionales contables que dominen tanto los fundamentos teóricos como las nuevas herramientas digitales estarán mejor posicionados para ofrecer un servicio de mayor valor a sus clientes o empresas, dedicando su tiempo a análisis estratégicos en lugar de tareas repetitivas de registro.
Recuerda que la correcta causación no solo es un requisito legal, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones empresariales y la planificación fiscal efectiva.
Integración con Siigo
