Gestionar usuarios

Invita a tu equipo a N1 y administra los accesos a tu empresa.

Usuarios y empresas en N1

N1 está diseñado para el trabajo en equipo. Cada empresa registrada en la plataforma puede tener múltiples usuarios con acceso a los documentos, integraciones y configuraciones de esa empresa. Además, un mismo usuario puede pertenecer a varias empresas, lo que resulta útil para contadores o administradores que gestionan la contabilidad de más de una compañía.

Cuando invitas a un nuevo miembro del equipo, le asignas un rol que define qué puede hacer dentro de tu empresa, desde el acceso completo hasta la consulta sin cambios. Esta guía te mostrará cómo invitar usuarios, qué permite cada rol, cómo ellos aceptan la invitación y cómo administrar los accesos existentes.

Invitar un nuevo usuario

Cuando necesites dar acceso a un compañero de trabajo, un contador o cualquier otra persona que deba ver y gestionar los documentos de tu empresa, puedes enviarle una invitación directamente desde N1.

Ve a Configuración en el menú lateral izquierdo.
Selecciona la pestaña Mi empresa.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Usuarios (con el subtítulo "Usuarios que tienen acceso a la empresa").
Haz clic en el botón Agregar usuario (con el icono +).

Se abrirá el modal Agregar usuario con un formulario donde debes ingresar los datos del nuevo usuario:

Completa el campo Nombre(s) con el nombre o nombres de pila de la persona.
Completa el campo Apellido(s) con los apellidos.
Ingresa el Correo electrónico de la persona. Este será el correo al que se enviará la invitación y con el que iniciará sesión en N1.
Elige el Rol que tendrá en la empresa. Debajo del selector aparece la descripción del rol seleccionado. Por defecto viene Administrador.
Haz clic en el botón Agregar para enviar la invitación.

Una vez enviada la invitación, verás un mensaje de confirmación: "¡Invitación enviada! Se envió por email a [correo]". Además, el modal te mostrará la URL de invitación que puedes copiar y enviar directamente si prefieres compartirla por otro medio, como un mensaje de WhatsApp o Slack.

Roles y permisos

Cada usuario tiene un rol dentro de la empresa. El rol define qué puede consultar y qué puede modificar, y lo eliges al invitarlo o lo cambias después desde la tabla de usuarios.

Administrador: acceso completo. Gestiona documentos, integraciones y usuarios, edita los datos de la empresa, causa facturas y configura la importación automática desde la DIAN.

Preparador: sube e importa documentos, sin editarlos ni causarlos. Puede cargar archivos, sincronizar el correo e importar desde la DIAN, pero no exporta a tu software contable ni cambia la configuración.

Solo lectura: consulta toda la información, sin hacer cambios. Ve los documentos, los contactos y la configuración, pero no importa, no edita ni causa.

Solo los administradores pueden invitar usuarios, cambiar roles y retirar accesos. Para los demás roles, las páginas de configuración y las de integraciones siguen visibles, pero sus campos aparecen inactivos. Cuando alguien intenta una acción que su rol no permite, N1 se lo indica en el momento, por ejemplo con el mensaje "No tienes permisos para causar documentos" en la columna de causación.

Aceptar una invitación

Cuando un usuario recibe la invitación, el proceso de aceptación es sencillo y no requiere conocimientos técnicos. La persona invitada recibirá un correo electrónico con un enlace que la llevará a la página de activación de cuenta en N1.

El usuario invitado abre el correo electrónico y hace clic en el enlace de invitación.
Se abrirá la página Activación de cuenta con el subtítulo "Crea una contraseña para tu cuenta, después podrás comenzar a utilizar N1".
El usuario debe completar el campo Contraseña (mínimo 8 caracteres).
Debe confirmar la contraseña en el campo Confirmar contraseña.
Hace clic en el botón Enviar.

Después de establecer la contraseña, el sistema redirige al usuario a la página de inicio de sesión, donde puede ingresar con su correo electrónico y la contraseña que acaba de crear. Al iniciar sesión, tendrá acceso inmediato a la empresa desde la cual fue invitado.

Si el usuario invitado ya tiene una cuenta en N1 (porque pertenece a otra empresa, por ejemplo), la invitación simplemente agregará la nueva empresa a su cuenta existente. No necesita crear una cuenta nueva.

Administrar usuarios existentes

En la misma sección de Usuarios dentro de Configuración > Mi empresa, puedes ver la lista de todos los usuarios que tienen acceso a tu empresa. La tabla muestra el nombre, los apellidos, el correo electrónico y el rol de cada usuario.

Si eres administrador, la columna Rol es un selector: cambias el rol de cualquier usuario ahí mismo y N1 lo guarda de inmediato con el aviso "Rol actualizado". Los demás usuarios ven el rol como texto.

Desde esta tabla también puedes eliminar el acceso de un usuario a tu empresa si ya no necesita tener permisos. N1 pide confirmación antes de hacerlo y te recuerda que la persona perderá el acceso de inmediato. Tu propia fila no tiene esta opción, así que no puedes retirarte a ti mismo por error. Es importante notar que eliminar a un usuario de tu empresa no elimina su cuenta de N1; simplemente le retira el acceso a los datos de tu compañía.

Acceso a múltiples empresas

Cuando un usuario pertenece a más de una empresa en N1, puede cambiar entre ellas sin cerrar sesión. En la barra de navegación superior encontrará un selector de empresa que muestra el nombre de la empresa activa actualmente. Al hacer clic en el selector, se despliega la lista de todas las empresas a las que tiene acceso y puede seleccionar la que necesite.

Este diseño es especialmente conveniente para contadores que gestionan la documentación de varios clientes, ya que pueden navegar entre las empresas rápidamente y causar facturas, exportar documentos o revisar la contabilidad de cada una desde una sola cuenta.