Exportar documentos a Excel

Descarga en Excel los documentos que seleccionas en Documentos o Contactos, con la plantilla que elijas.

¿Por qué exportar a Excel?

Aunque N1 centraliza toda tu documentación tributaria en una sola plataforma, hay situaciones en las que necesitas llevar esa información a una hoja de cálculo: preparar reportes internos, compartir datos con tu contador, alimentar otros sistemas o simplemente tener un respaldo descargable de tus documentos. Desde cualquier tabla de documentos descargas en Excel los documentos que necesitas, con una plantilla que define qué columnas y hojas incluye el archivo.

Las plantillas de exportación son los reportes de tipo Documentos seleccionados. N1 incluye plantillas estándar para cada tipo de documento y puedes crear las tuyas. Todo sobre los reportes, incluidos los que se generan por rango de fechas y los que se envían por correo, está en Reportes.

Exportar documentos

1. Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña del tipo de documento que deseas exportar (por ejemplo, Facturas electrónicas, Notas crédito, Cuentas de cobro o Facturas internacionales). También puedes exportar desde Contactos.
2. Marca las casillas de los documentos que quieres incluir. Si no marcas ninguno, N1 exporta todos los documentos que coinciden con los filtros de la tabla.
3. Haz clic en el botón Exportar Excel (ícono de Excel) en la barra de acciones de la tabla.
4. En la lista Plantillas por selección, haz clic en la plantilla que quieres usar. La última que usaste aparece primero, marcada como última.

La lista muestra las plantillas del tipo de documento de la tabla; si estás viendo facturas de venta, aparecen las plantillas de ventas. En Archivos importados eliges primero el tipo de documento. Debajo, en Por período (usa el rango filtrado), aparecen algunos reportes por rango de fechas que incluyen ese tipo de documento. Estos no usan tu selección: toman el rango de fechas filtrado en la tabla o, si no hay filtro de fechas, el mes anterior.

Si el archivo es pequeño, se descarga de inmediato y una notificación muestra su nombre y cuántas filas tiene, con la opción Descargar de nuevo. Si es grande, N1 lo genera en segundo plano: te avisa en la plataforma cuando está listo, con el botón Descargar Excel, y también te lo envía por correo.

Revisar una plantilla antes de exportar

Al pasar el cursor sobre una plantilla de la lista aparece un ícono para abrirla en el editor con los documentos que seleccionaste: el lápiz si puedes editarla, el ojo si es una plantilla estándar. En el editor ves la vista previa con tu selección y descargas con Descargar Excel.

Crear tu propia plantilla de exportación

1. Haz clic en Reportes en el menú lateral, o en Ver todas desde la lista de plantillas.
2. Haz clic en Nuevo reporte y, en Desde documentos seleccionados en Documentos, elige el tipo de documento.
3. En el editor, agrega los campos que quieres como columnas y cambia el nombre del reporte. Los cambios se guardan solos.

La nueva plantilla aparece en Plantillas por selección la próxima vez que exportes ese tipo de documento. Si prefieres partir de una plantilla estándar, ábrela y haz clic en Editar una copia. El detalle del editor está en Reportes.

Administrar tus plantillas

Todas las plantillas están en Reportes. Con el filtro Documentos seleccionados ves solo las de exportación, con su tipo de documento, su último uso y quién las creó ("N1" en las estándar).

Desde cada fila las editas, las duplicas o las eliminas. Las plantillas estándar de N1 no se editan ni se eliminan, pero puedes duplicarlas. El primer ícono de la fila te lleva a la tabla de documentos correspondiente para elegir qué exportar.