Causar facturas en Siigo
Guía completa para exportar y causar tus facturas electrónicas en Siigo desde N1.
¿Qué significa causar una factura?
Causar una factura es el proceso de registrar una factura de compra en tu sistema contable. Cuando recibes una factura electrónica de un proveedor, esa factura necesita quedar asentada en tu contabilidad con las cuentas, impuestos y métodos de pago correctos. En Siigo, este proceso se conoce como causación y es fundamental para mantener tu contabilidad al día.
N1 te permite causar facturas directamente desde la plataforma, sin necesidad de ingresar a Siigo para digitar manualmente cada documento. Esto ahorra tiempo considerable, especialmente cuando manejas un volumen alto de facturas de proveedores cada mes.
Requisitos previos
Antes de causar tu primera factura, necesitas conectar tu cuenta de Siigo con N1. Esta conexión se realiza una sola vez y permite que N1 se comunique con la API de Siigo para enviar los documentos contables.
Conectar la integración con Siigo
Puedes conectar Siigo de dos formas: desde la página de Inicio, haciendo clic en la tarjeta de Siigo en la sección Integrar plataforma, o desde Configuración > Integraciones, activando el interruptor en la tarjeta de Siigo.
Es importante elegir la tarjeta correcta: si usas Siigo Nube, selecciona "Siigo". Si usas Siigo Contador, selecciona "Siigo Contador". Son conexiones diferentes y no son intercambiables.
Se abrirá un formulario solicitando tus credenciales de API de Siigo. Los campos que debes completar son:
- Usuario -- tu correo electrónico o nombre de usuario de Siigo.
- Llave de acceso -- tu token de API de Siigo.
En el mismo formulario verás un enlace directo a la página de Siigo donde encontrarás estas credenciales. Si ya tienes tu sesión de Siigo abierta, simplemente haz clic en el enlace y llegarás directamente a la página donde puedes copiar tu usuario y tu llave de acceso (en Siigo: Alianzas > Mi credencial API). Ten en cuenta que el acceso a la API está disponible solo en planes "Profesional independiente" o superiores de Siigo.
Una vez que ingreses tus credenciales, haz clic en "Activar". Si la conexión es exitosa, verás un mensaje de confirmación.
Personalizar la integración
Inmediatamente después de conectar, se abre automáticamente la ventana "Personaliza tu integración con Siigo". Aquí puedes subir dos archivos de Excel que mejorarán tu experiencia:
El "Listado de cuentas contables" importa tu catálogo de cuentas para tenerlas disponibles al causar facturas. Verás un enlace directo a la página exacta en Siigo donde descargar este archivo. Puedes volver a subirlo en cualquier momento si agregas nuevas cuentas en Siigo.
El "Movimiento de compras" le permite a N1 aprender de tus causaciones anteriores y sugerirte automáticamente las cuentas correctas para cada proveedor. Te recomendamos elegir un período con muchas causaciones para que la plataforma aprenda lo mejor posible de tu historial.
Sube ambos archivos y haz clic en "Configurar". N1 procesará la información y la integración estará lista para usar.
Una vez configurada, la columna En Siigo aparecerá en la tabla de facturas electrónicas, indicando el estado de causación de cada documento.
Es importante saber que no puedes tener dos integraciones contables habilitadas al mismo tiempo para la misma empresa. Si ya tienes Alegra conectada, deberás deshabilitarla antes de activar Siigo.
Causar una factura electrónica
El flujo de causación te permite tomar una factura electrónica que ya tienes en N1 y registrarla como un asiento contable en Siigo. Este proceso es particularmente útil después de importar tus facturas desde la DIAN, ya que puedes causarlas una por una con la configuración contable adecuada.
- Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña Facturas electrónicas.
- Localiza la factura que deseas causar en la tabla. Puedes usar los filtros y la barra de búsqueda para encontrarla más rápido.
- En la columna En Siigo, activa el interruptor de la factura correspondiente.
- Se abrirá el modal Causar factura con el número de la factura y el nombre del proveedor en el encabezado.
Método de pago y comprobante
Lo primero que configuras en el modal es el Método de pago. Aquí seleccionas cómo se pagó esta factura: efectivo, transferencia, cheque, consignación, entre otros. Los métodos disponibles se sincronizan directamente desde tu cuenta de Siigo. Si el método seleccionado requiere una fecha de vencimiento, aparecerá un campo adicional para configurarla.
Luego verifica el Tipo de comprobante que corresponda al documento. Generalmente será "Compra" para la mayoría de los casos. Si el comprobante seleccionado requiere un centro de costos, aparecerá un campo adicional de Centro de costos.
Configurar los ítems: Producto vs. Gasto
La parte más importante del modal es la tabla de ítems de la factura. Para cada ítem necesitas definir su tipo, y hay dos opciones:
Si eliges "Producto", el ítem afecta el inventario en Siigo. N1 toma el código SKU que viene en la factura y busca automáticamente si ese producto ya existe en tu cuenta de Siigo. Si existe, lo usa directamente. Si no existe, N1 lo crea automáticamente a partir de los datos de la factura, sin que tengas que hacerlo manualmente.
Si eliges "Gasto", se trata de una salida contable sin impacto en inventario. En ese caso debes seleccionar la cuenta contable correspondiente, tal como lo harías directamente en Siigo.
Si todos los ítems de la factura van a la misma cuenta o comparten el mismo tipo, puedes usar el botón "Aplicar" para asignar la misma configuración a todos los ítems de una sola vez, en lugar de configurar cada línea individualmente.
Impuestos y retenciones
Los impuestos y las retenciones se seleccionan automáticamente según los datos que vienen en la factura. En la columna "Impuesto" verás el IVA ya asignado, y en la columna "Retención" verás la retefuente si aplica. Los impuestos y retenciones disponibles se sincronizan directamente desde tu cuenta de Siigo, lo que significa que si tienes impuestos específicos configurados — como por ejemplo IVA 19% para servicios — puedes seleccionarlos y la plataforma recordará tu elección para futuras causaciones.
Si la factura no incluye alguna retención que necesitas aplicar, puedes agregarla manualmente seleccionándola en la columna "Retención" de cada ítem.
En la parte inferior del formulario encontrarás los interruptores para ReteIVA y ReteICA. Estos se aplican a nivel de toda la factura. Si necesitas activar alguno, simplemente activa el interruptor correspondiente y selecciona el porcentaje adecuado.
Resumen y confirmación
En la sección de resumen verás los impuestos, las retenciones, el subtotal y el total a pagar. También encontrarás un enlace para abrir la factura original y consultarla en cualquier momento.
Un dato importante: si el proveedor de la factura no existe todavía en tu cuenta de Siigo, N1 lo crea automáticamente. No necesitas crearlo manualmente antes de causar la factura.
Cuando todo esté configurado, haz clic en "Causar en Siigo". N1 enviará la información a tu cuenta de Siigo y creará el asiento contable automáticamente. Mientras se procesa, el botón mostrará el texto "Causando...".
Si la causación es exitosa, la factura quedará marcada como exportada en la columna En Siigo. Al pasar el cursor sobre el ícono de lupa junto al interruptor, verás el código y el consecutivo de la factura en Siigo. Puedes copiarlos para buscar la factura directamente en Siigo y verificar que todo esté correcto.
N1 aprende de tus configuraciones
Una de las ventajas más importantes del proceso de causación es que N1 recuerda las configuraciones que asignas a cada proveedor. Cuando causas una factura de un proveedor por primera vez y asignas cuentas contables a sus productos, N1 guardará esas preferencias. La próxima vez que recibas una factura del mismo proveedor, el sistema sugerirá automáticamente las mismas cuentas contables, métodos de pago y demás configuraciones. Esto significa que con el tiempo, causar facturas se vuelve cada vez más rápido porque la mayor parte de la configuración ya está pre-completada.
Filtrar facturas por estado de causación
Cuando trabajas con un volumen alto de facturas, resulta útil poder distinguir rápidamente cuáles ya fueron causadas y cuáles están pendientes. En la parte superior de la tabla de facturas electrónicas encontrarás un control segmentado con dos opciones: Causadas y Sin causar. Este filtro te permite concentrarte solo en las facturas que aún necesitan ser procesadas, o revisar las que ya fueron enviadas a Siigo.
Configuración avanzada de Siigo
Una vez conectada la integración, puedes ajustar varios parámetros adicionales desde Configuración > Integraciones > en la tarjeta de Siigo, haz clic en el enlace de configuración. Esto te llevará a la página de ajustes de Siigo.
Catálogo de cuentas
En la pestaña Catálogo de cuentas de la página de integración con Siigo (accesible desde la ruta /integrations/siigo/categories), puedes mapear las categorías de N1 a las cuentas del plan contable de Siigo. Esta configuración determina qué cuentas contables se asignan por defecto cuando causas facturas de ciertos tipos de productos o servicios.
Prefijo de facturas
En la sección Prefijo de facturas puedes configurar el prefijo que se utilizará para las referencias de tus facturas en Siigo. El prefijo se incluirá automáticamente en la generación de referencias. Si no configuras un prefijo, N1 generará uno automáticamente.
Tolerancia
La sección Tolerancia te permite definir un margen de diferencia aceptable entre el total de una factura y los cálculos de Siigo. En ocasiones, las causaciones pueden fallar porque existen pequeñas diferencias de redondeo entre los totales. Al configurar un valor de tolerancia (en pesos colombianos), le indicas a N1 que acepte el total propuesto por Siigo siempre y cuando la diferencia sea menor al valor establecido.
Sincronización de datos
Si has agregado nuevos métodos de pago, tipos de documento, centros de costo o impuestos en tu cuenta de Siigo, puedes actualizar esos datos en N1 desde la sección Sincronización de datos sin necesidad de reconectar la integración.
Solución de problemas
Si en la tarjeta de Siigo dentro de Configuración > Integraciones aparece una alerta de Credenciales inválidas, significa que las credenciales de API dejaron de funcionar. Esto puede ocurrir si cambiaste tu contraseña en Siigo, si regeneraste tu llave de API o si tu plan de Siigo dejó de incluir acceso a la API. Para resolverlo, haz clic en el interruptor de la tarjeta de Siigo para volver a ingresar tus credenciales actualizadas.