Gestionar usuarios

Invita a tu equipo a N1 y administra los accesos a tu empresa.

Usuarios y empresas en N1

N1 está diseñado para el trabajo en equipo. Cada empresa registrada en la plataforma puede tener múltiples usuarios con acceso a los documentos, integraciones y configuraciones de esa empresa. Además, un mismo usuario puede pertenecer a varias empresas, lo que resulta útil para contadores o administradores que gestionan la contabilidad de más de una compañía.

Cuando invitas a un nuevo miembro del equipo, esa persona recibirá acceso completo a los documentos y funcionalidades de tu empresa dentro de N1. Esta guía te mostrará cómo invitar usuarios, cómo ellos aceptan la invitación y cómo administrar los accesos existentes.

Invitar un nuevo usuario

Cuando necesites dar acceso a un compañero de trabajo, un contador o cualquier otra persona que deba ver y gestionar los documentos de tu empresa, puedes enviarle una invitación directamente desde N1.

Ve a Configuración en el menú lateral izquierdo.
Selecciona la pestaña Mi empresa.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Usuarios (con el subtítulo "Usuarios que tienen acceso a la empresa").
Haz clic en el botón Agregar usuario (con el icono +).

Se abrirá el modal Agregar usuario con un formulario donde debes ingresar los datos del nuevo usuario:

Completa el campo Nombre(s) con el nombre o nombres de pila de la persona.
Completa el campo Apellido(s) con los apellidos.
Ingresa el Correo electrónico de la persona. Este será el correo al que se enviará la invitación y con el que iniciará sesión en N1.
Haz clic en el botón Agregar para enviar la invitación.

Una vez enviada la invitación, verás un mensaje de confirmación: "¡Invitación enviada! Se envió por email a [correo]". Además, el modal te mostrará la URL de invitación que puedes copiar y enviar directamente si prefieres compartirla por otro medio, como un mensaje de WhatsApp o Slack.

Aceptar una invitación

Cuando un usuario recibe la invitación, el proceso de aceptación es sencillo y no requiere conocimientos técnicos. La persona invitada recibirá un correo electrónico con un enlace que la llevará a la página de activación de cuenta en N1.

El usuario invitado abre el correo electrónico y hace clic en el enlace de invitación.
Se abrirá la página Activación de cuenta con el subtítulo "Crea una contraseña para tu cuenta, después podrás comenzar a utilizar N1".
El usuario debe completar el campo Contraseña (mínimo 8 caracteres).
Debe confirmar la contraseña en el campo Confirmar contraseña.
Hace clic en el botón Enviar.

Después de establecer la contraseña, el sistema redirige al usuario a la página de inicio de sesión, donde puede ingresar con su correo electrónico y la contraseña que acaba de crear. Al iniciar sesión, tendrá acceso inmediato a la empresa desde la cual fue invitado.

Si el usuario invitado ya tiene una cuenta en N1 (porque pertenece a otra empresa, por ejemplo), la invitación simplemente agregará la nueva empresa a su cuenta existente. No necesita crear una cuenta nueva.

Administrar usuarios existentes

En la misma sección de Usuarios dentro de Configuración > Mi empresa, puedes ver la lista de todos los usuarios que tienen acceso a tu empresa. La tabla muestra el nombre, correo electrónico y rol de cada usuario.

Desde esta tabla también puedes eliminar el acceso de un usuario a tu empresa si ya no necesita tener permisos. Es importante notar que eliminar a un usuario de tu empresa no elimina su cuenta de N1; simplemente le retira el acceso a los datos de tu compañía.

Acceso a múltiples empresas

Cuando un usuario pertenece a más de una empresa en N1, puede cambiar entre ellas sin cerrar sesión. En la barra de navegación superior encontrará un selector de empresa que muestra el nombre de la empresa activa actualmente. Al hacer clic en el selector, se despliega la lista de todas las empresas a las que tiene acceso y puede seleccionar la que necesite.

Este diseño es especialmente conveniente para contadores que gestionan la documentación de varios clientes, ya que pueden navegar entre las empresas rápidamente y causar facturas, exportar documentos o revisar la contabilidad de cada una desde una sola cuenta.