Exportar documentos a Excel

Aprende a exportar tus facturas y documentos usando plantillas personalizadas.

¿Por qué exportar a Excel?

Aunque N1 centraliza toda tu documentación tributaria en una sola plataforma, hay situaciones en las que necesitas llevar esa información a una hoja de cálculo: preparar reportes internos, compartir datos con tu contador, alimentar otros sistemas o simplemente tener un respaldo descargable de tus documentos. N1 te permite exportar cualquier tipo de documento a Excel usando plantillas que definen exactamente qué columnas y datos incluir en el archivo.

Las plantillas son reutilizables y personalizables, lo que significa que puedes crear una plantilla específica para cada necesidad y usarla tantas veces como quieras. N1 también incluye plantillas predeterminadas que puedes usar directamente o clonar como punto de partida.

Exportar un documento individual

Cuando necesitas exportar una sola factura o documento a Excel, el proceso es rápido y se realiza directamente desde la tabla de documentos.

Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña del tipo de documento que deseas exportar (por ejemplo, Facturas electrónicas, Notas crédito, Cuentas de cobro o Facturas internacionales).
Selecciona el documento que deseas exportar marcando su casilla de verificación en la tabla.
Haz clic en el botón Exportar (icono de descarga) que aparece en la barra de acciones.
Se abrirá el modal Exportar a Excel con el subtítulo "Selecciona o crea una plantilla".

En este modal verás la lista de plantillas disponibles. Cada plantilla define una estructura diferente para el archivo Excel que se generará.

Selecciona la plantilla que deseas usar haciendo clic sobre ella.
Haz clic en el botón Exportar.

El archivo Excel se descargará automáticamente y verás una notificación de confirmación: "Tu archivo se exportó exitosamente. Descárgalo nuevamente aquí." Si necesitas descargar el archivo otra vez, puedes hacer clic en el enlace "nuevamente aquí" dentro de la notificación.

Exportar múltiples documentos

Cuando necesitas exportar un lote de documentos en un solo archivo Excel, el proceso es casi idéntico al de un documento individual, pero seleccionando varias filas.

En la tabla de documentos, marca las casillas de verificación de todos los documentos que deseas incluir en la exportación.
Haz clic en el botón Exportar en la barra de acciones de la tabla.
Se abrirá el mismo modal Exportar a Excel / "Selecciona o crea una plantilla".
Elige la plantilla y haz clic en Exportar.

Todos los documentos seleccionados se incluirán en un único archivo Excel, con una fila por cada documento (o por cada línea de producto, dependiendo de la configuración de la plantilla).

Crear una plantilla personalizada

Las plantillas predeterminadas de N1 cubren los casos de uso más comunes, pero probablemente querrás crear plantillas adaptadas a las necesidades específicas de tu empresa. Puedes crear plantillas desde dos lugares diferentes de la plataforma.

Desde la página de Plantillas Excel

La forma más directa de crear una plantilla nueva es desde la sección dedicada a plantillas.

Haz clic en Plantillas Excel en el menú lateral izquierdo.
Haz clic en el botón Crear nueva en la parte superior de la tabla.
Se abrirá el modal Agregar plantilla Excel con tres campos a completar.
Ingresa un Nombre que identifique claramente la plantilla (por ejemplo, "Reporte mensual de compras").
Opcionalmente, agrega una Descripción que explique para qué se usa la plantilla.
Selecciona el Tipo de documento desde el menú desplegable. Las opciones disponibles son: Factura electrónica, Cuenta de cobro, Factura internacional, Contacto y Nota crédito.
Haz clic en Agregar para crear la plantilla.

Desde el modal de exportación

También puedes crear una plantilla directamente mientras estás exportando documentos. En el modal Exportar a Excel, haz clic en el botón Crear plantilla para abrir el mismo formulario de creación. Esto es conveniente cuando estás a punto de exportar y te das cuenta de que ninguna plantilla existente se ajusta a lo que necesitas.

Configurar las columnas de la plantilla

Después de crear la plantilla, N1 te redirigirá automáticamente al editor de plantillas (ruta /templates/{id}). En esta vista puedes definir exactamente qué campos aparecerán como columnas en tu archivo Excel. Los campos disponibles dependen del tipo de documento seleccionado e incluyen datos como el nombre del contacto, la fecha de la factura, el total, los impuestos, el número de factura y muchos más.

Configura las columnas arrastrando los campos disponibles al orden deseado y guarda la plantilla cuando estés conforme con la estructura.

Administrar plantillas existentes

Todas tus plantillas están centralizadas en la página Plantillas Excel, accesible desde el menú lateral. La tabla muestra las siguientes columnas para cada plantilla:

Nombre -- el nombre que le asignaste a la plantilla, con un enlace directo al editor.
Descripción -- la descripción opcional de la plantilla.
Tipo de documento -- indica para qué tipo de documento fue creada (Factura electrónica, Nota crédito, etc.).
Creada por -- muestra el nombre del usuario que creó la plantilla, o "N1" para las plantillas predeterminadas del sistema.

Cada plantilla tiene un menú de acciones con las siguientes opciones:

Previsualizar -- abre una vista previa de la estructura de la plantilla sin necesidad de editarla. Útil para verificar rápidamente qué columnas incluye.
Editar -- te lleva al editor de la plantilla para modificar sus columnas. Esta opción solo está disponible para plantillas que tú has creado.
Clonar -- crea una copia exacta de la plantilla. Esto es particularmente útil cuando quieres partir de una plantilla predeterminada de N1 (que no se puede editar directamente) y personalizarla según tus necesidades.
Eliminar -- borra la plantilla. Solo puedes eliminar plantillas creadas por ti; las plantillas predeterminadas de N1 no se pueden eliminar.

Plantillas predeterminadas de N1

N1 incluye plantillas listas para usar que aparecen en la tabla con "N1" como creador. Estas plantillas contienen una selección de campos comunes y están diseñadas para cubrir los escenarios de exportación más frecuentes. No puedes editar ni eliminar estas plantillas directamente, pero sí puedes clonarlas para crear tu propia versión personalizada.

Para clonar una plantilla predeterminada, simplemente haz clic en la opción Clonar del menú de acciones. N1 creará una copia que aparecerá en tu lista de plantillas y que podrás modificar libremente desde el editor.