Causar facturas en Alegra

Guía completa para exportar y causar tus facturas electrónicas en Alegra desde N1.

¿Qué es la causación en Alegra?

La causación es el proceso de registrar una factura de compra dentro de tu software contable. Cuando recibes facturas electrónicas de tus proveedores, cada una de ellas necesita quedar contabilizada en Alegra con las categorías, métodos de pago e impuestos correspondientes. N1 te permite realizar este proceso directamente desde la plataforma, enviando los datos contables a Alegra sin que tengas que digitar manualmente cada documento.

Si tu empresa utiliza Alegra como sistema contable, esta guía te mostrará cómo conectar la integración y causar tus facturas electrónicas paso a paso.

"Alegra" aparece en N1 en dos contextos distintos. Conviene no confundirlos:

• Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico: es el aliado que N1 asocia ante la DIAN durante la habilitación, y sirve para importar tus documentos y enviar el acuse de recibo. No requiere que uses Alegra como software contable.
• Alegra como software contable: es de lo que trata esta guía, la integración para causar tus facturas, que se conecta con las credenciales de API de tu cuenta de Alegra.

Solo necesitas esta integración si llevas tu contabilidad en Alegra.

Requisitos previos

Para causar facturas en Alegra desde N1 necesitas haber conectado previamente tu cuenta de Alegra. A diferencia de otras integraciones, Alegra utiliza credenciales de API que debes obtener desde tu cuenta de Alegra.

Conectar la integración con Alegra

Dirígete a Configuración en el menú lateral izquierdo, y luego selecciona la pestaña Integraciones. Verás las tarjetas de integración disponibles. En la tarjeta de Alegra, activa el interruptor para comenzar el proceso de conexión.

Se abrirá un formulario con dos campos que debes completar:

1. Usuario: tu correo electrónico o nombre de usuario de Alegra.
2. Llave de acceso: tu token de API de Alegra.

Para obtener tus credenciales de API, ingresa en tu cuenta de Alegra y dirígete a https://mi.alegra.com/integrations/api, donde encontrarás tus credenciales de API.

Una vez que las credenciales son validadas correctamente, la integración quedará activa y la columna En Alegra aparecerá en la tabla de facturas electrónicas.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya tienes otra integración conectada, deberás deshabilitarla antes de activar Alegra.

Causar una factura electrónica en Alegra

El flujo de causación te permite tomar cada factura electrónica que has recibido de tus proveedores y registrarla como un asiento contable dentro de Alegra. Esto resulta especialmente valioso cuando has importado un lote de facturas desde la DIAN y necesitas contabilizarlas de forma eficiente.

1. Ve a Documentos en el menú lateral y selecciona la pestaña Facturas electrónicas.
2. Localiza la factura que deseas causar. Puedes apoyarte en los filtros de la tabla y la barra de búsqueda para encontrarla rápidamente.
3. En la columna En Alegra, haz clic en el botón de sincronización de la factura correspondiente.
4. Se abrirá el modal Causar factura mostrando el número de la factura y el nombre del contacto en el encabezado.

Dentro del modal de causación encontrarás la configuración contable que debes definir para cada factura:

5. En la tabla de mapeo de categorías, asigna a cada línea de la factura la cuenta contable que corresponda en Alegra. Cada ítem puede ser de tipo Producto o Gasto / Cuenta, según cómo lo clasifiques contablemente. En los ítems de tipo Producto, escribe en la columna SKU / Cuenta Contable el código del producto en Alegra: N1 busca el artículo con ese código, recuerda el SKU por producto y lo completa en la siguiente factura.
6. Si tu empresa maneja bodegas o centros de costo, asigna los valores correspondientes en los campos disponibles en el modal.
7. Si quieres registrar el pago, activa Incluir pago y complétalo en la tabla de pagos.
8. Si la factura incluye descuentos por línea, puedes activar el toggle Incluir descuento en precio unitario para enviar el precio ya descontado en lugar de exportar el descuento como campo separado. La tabla mostrará columnas dedicadas para que veas cómo quedará el documento antes de enviarlo. La preferencia se guarda por proveedor.
9. Una vez que toda la configuración esté completa, haz clic en el botón Causar en Alegra para enviar la factura.

Si la causación se realiza correctamente, el estado de la columna En Alegra se actualizará para reflejar que la factura ya fue registrada en tu contabilidad.

Documento soporte en Alegra

Además de las facturas electrónicas, puedes exportar documentos soporte a Alegra, el documento que necesitas cuando compras a proveedores no obligados a facturar. El flujo es el mismo que ya conoces: abres el formulario de exportación desde la columna En Alegra y confirmas cuando la configuración esté completa.

En el formulario, N1 resuelve los conceptos de retención a partir de tu plan de cuentas de Alegra y te los propone al causar, de modo que la retefuente quede registrada con la cuenta que ya usas en tu contabilidad.

Los proveedores que no tienen correo electrónico registrado no detienen la exportación: el documento soporte se envía igual.

Facturas de venta en Alegra

También puedes registrar en Alegra tus facturas de venta electrónicas (FV). N1 las crea en Alegra sin volver a enviarlas a la DIAN.

1. En Facturas electrónicas, filtra con Ventas o ubica las facturas con la etiqueta FV.
2. En la columna En Alegra, haz clic en Exportar.
3. Se abre el modal Exportar factura de venta con el número de la factura en el encabezado.

En el encabezado eliges Vendedor, Fecha de vencimiento, Bodega y Centro de costo. Si la numeración la asigna Alegra, también eliges la Numeración. En la tabla, cada renglón lleva un Artículo en Alegra: búscalo o usa Crear artículo desde el mismo selector. Las retenciones llegan del XML de la factura y el resumen muestra el Valor a cobrar. Si ya recibiste el pago, activa Incluir pago. Confirma con Exportar a Alegra.

N1 recuerda el artículo de cada ítem, y el vendedor y el centro de costo de cada cliente, y los propone en la siguiente factura de venta.

Configurar las facturas de venta

En Configuración > Integraciones > Alegra, la sección Facturas de venta define cómo llegan a Alegra:

• Numeración: Conservar el número original (N1 crea en Alegra la numeración manual «N1 Facturas de venta») o Dejar que Alegra asigne el número con una de tus numeraciones automáticas.
• Estado del documento: Abierta o Borrador. Alegra no permite aplicar retenciones ni pagos a un borrador, así que en ese estado las retenciones de la factura no se registran.
• Historial de ventas: con Aprender artículos desde Alegra, N1 lee las facturas de venta que ya tienes en Alegra y aprende qué artículo corresponde a cada producto.

Si en Alegra tienes activada la emisión automática de facturas electrónicas, N1 bloquea la exportación de ventas para evitar un segundo envío a la DIAN.

N1 recuerda tus preferencias

Al igual que con otras integraciones, N1 aprende de las configuraciones que realizas durante la causación. Cuando causas una factura de un proveedor por primera vez y defines las cuentas contables, el método de pago y las retenciones, N1 almacena esas preferencias. En futuras facturas del mismo proveedor, el sistema pre-completará automáticamente las cuentas, categorías y preferencias de pago que usaste anteriormente. Cuando N1 aplica una retención aprendida, el modal muestra un indicador que te señala cuál se aplicó, para que la revises antes de causar. Las sugerencias de retención en la fuente se basan en lo que tú confirmaste en causaciones anteriores. Si un renglón no alcanza la base mínima, lo verás marcado como Sin retención: bajo la base mínima. Con el tiempo, esto reduce considerablemente el esfuerzo manual de cada causación.

Filtrar por estado de causación

En la parte superior de la tabla de Facturas electrónicas encontrarás un control segmentado con las opciones Causadas y Sin causar. Este filtro es especialmente útil cuando tienes muchas facturas y necesitas identificar rápidamente cuáles ya fueron enviadas a Alegra y cuáles están pendientes de causación.

Las facturas que ya causaste directamente en Alegra también aparecen como causadas: N1 las reconoce al sincronizar tu historial desde la sección Sincronización de la configuración de Alegra. Cómo funciona está en Configurar tu primera integración.

Catálogo de cuentas en Alegra

N1 trabaja con el catálogo de cuentas, impuestos, retenciones y cuentas bancarias de tu Alegra. Si creas cuentas nuevas en Alegra, ve a Configuración > Integraciones > Alegra y, en la sección Sincronización, usa Actualizar datos para que aparezcan en N1.

La relación entre tus productos y las cuentas de Alegra no se configura en una tabla aparte: se arma en el modal de causación. Cada vez que causas, N1 guarda para cada producto la cuenta o el SKU, el tipo de ítem y el impuesto que elegiste, y los propone automáticamente la próxima vez que llegue ese producto.