Habilitar tu empresa en la DIAN

Conecta tu empresa con la DIAN por la vía oficial para importar tus documentos y automatizar el acuse de recibo.

¿Qué es la habilitación y para qué sirve?

La habilitación es el proceso mediante el cual registras a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico de tu empresa ante la DIAN. Con esa asociación, N1 obtiene una conexión directa y oficial con la DIAN y puede hacer dos cosas por ti:

Importar tus documentos: recibir tus facturas directamente desde la DIAN, por su API oficial.
Acuse de recibo: confirmar la recepción de tus facturas para que tus gastos sean deducibles, y enviar los demás eventos electrónicos (recibo del bien o prestación del servicio, aceptación expresa y reclamo).

Por eso la habilitación es el primer paso técnico después de crear tu empresa: sin ella no puedes importar documentos desde la DIAN ni enviar eventos electrónicos.

Es importante saber que esta habilitación es independiente del software que uses para emitir tus facturas de venta. Si tu empresa ya factura con otro programa (Siigo, World Office o cualquier otro), no necesitas cambiar de sistema: Soluciones Alegra S.A.S se asocia como proveedor tecnológico adicional y puede coexistir con tu proveedor actual.

Requisitos previos

Acceso al correo registrado en el RUT: La DIAN envía el enlace de acceso a ese correo. Asegúrate de poder abrirlo antes de empezar.
Datos de acceso al portal de la DIAN: Para persona jurídica, el NIT de la empresa y la cédula del representante legal; para persona natural, tu documento de identidad.
Empresa creada en N1: Si aún no la tienes, sigue la guía Empieza a usar N1.

Dónde empieza el proceso

En la página de Inicio de N1 verás la sección Habilitación DIAN con el título Habilita a nuestro aliado tecnológico. Haz clic en Habilitar mi empresa. También puedes llegar al mismo asistente desde el indicador DIAN en la barra superior o desde el aviso que aparece al intentar importar documentos sin estar habilitado.

El asistente te ofrece dos caminos: Automático (recomendado) y Manual.

Modo automático (recomendado)

En el modo automático tú solo consigues el enlace de acceso de la DIAN y N1 completa todo el proceso por ti. Los pasos:

Solicita tu enlace de acceso: haz clic en Ir al portal de habilitación. En el portal de la DIAN, ingresa los datos de tu empresa. La DIAN enviará un enlace de acceso al correo registrado en el RUT.
Pega el enlace y habilita: abre el correo de la DIAN, copia el enlace completo y pégalo en el campo Enlace de acceso. El enlace debe empezar con catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co.
Marca la casilla Autorizo a N1 a asociar a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico adicional en mi portal de habilitación de la DIAN.
Haz clic en Habilitar automáticamente.

A partir de ahí N1 hace el resto: entra al portal de habilitación con tu enlace, asocia a Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico, captura el TestSetId, envía el set de pruebas y registra tu empresa. Verás el avance en pantalla con mensajes como "Asociando a Alegra en el portal de la DIAN…", "Registrando tu empresa ante la DIAN…" y "Verificando con la DIAN...".

El proceso puede tardar varios minutos y no necesitas quedarte mirando: puedes cerrar la ventana y seguir trabajando. En Inicio verás el estado "Verificando tu empresa con la DIAN... Te notificaremos cuando esté lista."

Si algo sale mal

El enlace ya fue usado o expiró: el enlace de la DIAN tiene una vigencia de aproximadamente una hora y solo sirve una vez. Solicita uno nuevo en el portal y usa el botón Reintentar.
Tu empresa ya tiene a Alegra habilitado en la DIAN: en este caso no hay nada que asociar en el portal. Usa el botón Hablar con servicio al cliente y nuestro equipo completa la activación contigo.
Tienes un proceso de habilitación abierto con otro proveedor: termina o cierra ese proceso en el portal de la DIAN antes de continuar.

Modo manual

Si prefieres hacer los pasos tú mismo en el portal de la DIAN, elige la pestaña Manual. El proceso es el mismo que N1 automatiza, pero ejecutado por ti:

Paso 1: Ingresa al portal de habilitación

Entra a https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login. Si tu empresa es persona jurídica, selecciona "Empresa" e ingresa la cédula del representante legal y el NIT; si eres persona natural, tu documento de identidad. La DIAN envía un token de acceso al correo registrado en el RUT: cópialo y haz clic en "Acceder".

Una vez dentro, abre el menú lateral, entra a "Documentos electrónicos" y selecciona "Factura electrónica". Si el portal te pide registrar un correo de recepción, complétalo con "Registrar" y "Aceptar".

Paso 2: Asocia a Soluciones Alegra S.A.S

Desde la pantalla "Facturador electrónico", haz clic en "Configurar modos de operación". En el modo de operación selecciona "Software de un proveedor tecnológico" y en los datos de empresa y software elige como proveedor a Soluciones Alegra S.A.S. Confirma con "Asociar".

Importante: Debes seleccionar exactamente "Soluciones Alegra S.A.S". Si asocias otro proveedor, N1 no podrá operar en nombre de tu empresa.

Paso 3: Copia el TestSetId

Después de asociar el proveedor, el portal muestra la pantalla "SET de pruebas". El TestSetId aparece dentro del banner naranja "¡Importante!", justo después del texto (TestSetId), y siempre tiene formato de UUID con guiones (por ejemplo a70562e0-631e-4ceb-aa65-36887b57dc17).

Guarda el TestSetId apenas lo veas. Cuando la habilitación cambia a "superada satisfactoriamente" (banner verde), el código desaparece del portal y no se puede recuperar. Y no lo confundas con los campos Identificación, Clave técnica o Pin de la sección "Información del software": esos pertenecen al software de Alegra y son iguales para todos los clientes.

Paso 4: Activa en N1

De vuelta en el asistente de N1, ingresa el TestSetId y el DV (el dígito de verificación de tu NIT, el número después del guion: en 900123456-7 es 7). Marca la casilla He leído la guía y completé los pasos en el portal de la DIAN y haz clic en Activar. N1 envía el set de pruebas y verifica el resultado con la DIAN.

Después de la habilitación

Cuando la DIAN aprueba el proceso, el asistente muestra "Empresa habilitada" con el mensaje "Tu empresa ya puede importar documentos desde la DIAN y enviar el acuse de recibo desde N1." En la barra superior el indicador cambia a DIAN activa y en Configuración aparece la pestaña Eventos DIAN, donde administras créditos, historial y la configuración de eventos automáticos.

A partir de ese momento puedes:

Importar tus documentos con el Excel de la DIAN: sigue la guía Importar documentos desde la DIAN.
Enviar eventos electrónicos al revisar tus facturas electrónicas: acuse de recibo, recibo del bien o prestación del servicio, aceptación expresa y reclamo.
Automatizar el envío por proveedor: en Configuración, pestaña Eventos DIAN, la sección Envío automático por proveedor te permite agregar proveedores con Agregar proveedor para que N1 envíe por ti el Acuse de Recibo (030), el Recibo del Bien (032) y la Aceptación Expresa (033) de sus facturas. También puedes ajustar el Nivel de envío automático desde la ficha de cada proveedor en Contactos.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo toma la habilitación?

En el modo automático, tu parte toma un par de minutos (conseguir el enlace y pegarlo). La validación de la DIAN puede tardar varios minutos adicionales; N1 la verifica en segundo plano y te avisa cuando la empresa queda habilitada.

¿Qué pasa si mi empresa ya factura electrónicamente con otro proveedor?

Nada cambia para tu facturación. La DIAN permite tener varios proveedores tecnológicos asociados al mismo tiempo: tu proveedor actual sigue emitiendo tus facturas de venta y Soluciones Alegra S.A.S se encarga solo de lo que N1 gestiona.

¿Necesito solicitar una resolución de facturación electrónica?

No. Las resoluciones y los rangos de numeración aplican para emitir facturas de venta. Para importar documentos y enviar eventos basta con la asociación del proveedor tecnológico y el set de pruebas.

¿El enlace de la DIAN expira?

Sí, tiene una vigencia de aproximadamente una hora y solo sirve una vez. Si expira, solicita uno nuevo en el portal de habilitación.

¿Debo repetir el proceso para cada empresa que administro en N1?

Sí. La habilitación se hace por empresa (por NIT). Cada empresa que administres en N1 necesita su propia habilitación.