Conectar con la DIAN
Sincroniza tus facturas electrónicas directamente desde la DIAN.
¿Qué hace la conexión con la DIAN?
La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) almacena todas las facturas electrónicas que tus proveedores te han emitido. Al conectar N1 con la DIAN, la plataforma importa automáticamente esas facturas de compra, extrae su información relevante y las organiza para que puedas revisarlas y causarlas en tu software contable. Esto elimina la necesidad de descargar facturas una por una desde el portal de la DIAN o de recibirlas por correo electrónico de cada proveedor.
La conexión se realiza mediante una URL de autenticación que la DIAN envía a tu correo electrónico. No necesitas compartir tu contraseña del portal de la DIAN con N1; el enlace temporal es suficiente para que la plataforma acceda a tus documentos recibidos.
Configurar la conexión
En la página de Inicio de N1, encontrarás una sección identificada con el número 1 y el título Conectar con la Dian. Esta sección contiene las instrucciones y el formulario necesario para realizar la sincronización.
El proceso de conexión requiere que primero obtengas una URL de autenticación desde el portal de la DIAN, y luego la pegues en N1. Sigue estos pasos:
- Haz clic en el enlace Sitio web de la Dian que aparece en las instrucciones de la sección. Esto te llevará al portal de la DIAN en una nueva pestaña del navegador.
- En el portal de la DIAN, ingresa tus credenciales (NIT y contraseña) para iniciar sesión.
- La DIAN te enviará un correo electrónico con un enlace de autenticación. Copia esa URL completa.
- De vuelta en N1, pega la URL en el campo Ingresa la URL de la Dian. El campo espera un enlace con el formato
https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/AuthToken?pk=.... - Selecciona la fecha a partir de la cual deseas importar facturas en el campo Desde. Si es tu primera sincronización, N1 propondrá una fecha de hace 6 meses por defecto. Puedes ajustarla según tus necesidades.
- Haz clic en el botón Importar documentos.
Si la URL que pegaste no es válida o está incompleta, N1 te mostrará una alerta debajo del campo indicándote el problema para que puedas corregirlo.
También encontrarás un video tutorial al lado del formulario que puedes consultar si necesitas una guía visual del proceso. Haz clic en Ver tutorial para reproducirlo.
Progreso de la sincronización
Mientras N1 importa tus documentos, el botón cambiará a Procesando... y verás una barra de progreso que muestra cuántos documentos se han procesado. La duración depende de la cantidad de facturas que tengas pendientes por importar; puede tomar desde unos segundos hasta varios minutos para empresas con un volumen alto de documentos.
Una vez finalizada la sincronización, la sección mostrará la fecha y hora de tu última conexión exitosa con el texto Última sincronización: seguido de la marca de tiempo. Junto a esta información aparece el botón Ver archivos, que te lleva directamente a la lista de archivos importados para que puedas revisar el estado de cada documento.
Importar nuevos documentos
La URL de autenticación de la DIAN tiene una vigencia de aproximadamente una hora. Si deseas importar nuevas facturas después de tu primera sincronización — por ejemplo, porque han pasado algunos días y tus proveedores te han emitido nuevos documentos — debes solicitar un nuevo enlace en el portal de la DIAN y pegarlo en N1. El proceso es el mismo: ingresa al portal, solicita el enlace, cópialo del correo electrónico y pégalo en el campo correspondiente.
Puedes repetir este proceso tantas veces como necesites. N1 se encargará de importar solo los documentos nuevos que aún no existan en el sistema.
Control de duplicados
Es importante saber que puedes sincronizar con la DIAN tantas veces como quieras sin preocuparte por generar documentos duplicados. N1 cuenta con un sistema automático de detección de duplicados que se indica con la siguiente alerta verde en la página de Inicio:
Control de duplicados: Puedes subir documentos manualmente o sincronizar con la Dian las veces que necesites. N1 detecta automáticamente si el documento ya existe.
Esto significa que si subes un documento manualmente y luego haces una sincronización con la DIAN (o viceversa), N1 identificará que se trata del mismo documento y no lo creará por segunda vez. Esta protección aplica tanto para la importación automática como para la carga manual de archivos.
¿Dónde aparecen los documentos importados?
Las facturas importadas desde la DIAN se clasifican automáticamente y aparecen en las pestañas correspondientes dentro de la sección de Documentos en el menú lateral. Las facturas electrónicas de compra se encuentran en la pestaña Facturas electrónicas, las notas crédito en Notas crédito, y así sucesivamente según el tipo de documento.
Desde la tabla de documentos puedes revisar el detalle de cada factura, verificar que la información extraída sea correcta y proceder a causarla en tu sistema contable si ya tienes una integración configurada.