Configurar tu primera integración
Conecta N1 con Siigo o Alegra para causar facturas automáticamente.
¿Por qué configurar una integración contable?
Importar facturas desde la DIAN es solo la primera parte del proceso. El siguiente paso -- y donde N1 realmente ahorra tiempo -- es causar esas facturas en tu software contable. Causar una factura significa registrarla contablemente: crear el asiento con las cuentas correspondientes, aplicar las retenciones e impuestos, y dejar la factura asentada en tus libros. Sin una integración activa, tendrías que hacer este proceso manualmente en tu sistema contable para cada factura.
N1 se conecta con tres plataformas contables: Siigo, Alegra y Siigo Contador. Al configurar la integración, N1 puede enviar las facturas directamente a tu software contable con un par de clics, ahorrándote el trabajo de digitar cada documento de forma individual.
Siigo vs. Siigo Contador
Es importante elegir la tarjeta de integración correcta según tu versión de Siigo. Si usas Siigo Nube, debes usar la tarjeta de integración "Siigo". Si usas Siigo Contador, debes usar la tarjeta de "Siigo Contador". Estas son conexiones diferentes con APIs distintas y no son intercambiables. Seleccionar la tarjeta incorrecta impedirá que la conexión se establezca.
Restricción importante
Cada empresa en N1 solo puede tener una integración contable activa a la vez. Si intentas habilitar una segunda integración mientras otra ya está conectada, verás el siguiente mensaje:
No puedes tener dos integraciones contables habilitadas al mismo tiempo para la misma empresa.
Si necesitas cambiar de sistema contable, primero debes desactivar la integración actual antes de configurar una nueva. Esto garantiza que los documentos se exporten siempre al mismo destino y evita inconsistencias entre sistemas.
Dónde configurar la integración
Tienes dos formas de acceder a la configuración de integraciones, según dónde te encuentres en la plataforma.
Desde la página de Inicio
En la página de Inicio, debajo de la sección de conexión con la DIAN, encontrarás una segunda sección identificada con el número 2 y el título Integrar plataforma. Esta sección muestra tarjetas para cada plataforma compatible: Alegra, Siigo y Siigo Contador. Cada tarjeta te permite iniciar el proceso de conexión directamente desde el panel principal.
Debajo de las tarjetas verás el botón Causar, que te lleva a la tabla de facturas electrónicas donde puedes seleccionar documentos para causarlos. Si aún no has configurado ninguna integración, el botón estará deshabilitado y aparecerá el texto Activa una integración para exportar facturas indicándote que primero necesitas conectar un sistema contable.
Desde Configuración
También puedes configurar integraciones desde el menú lateral. Haz clic en Configuración en la barra de navegación izquierda y luego selecciona la pestaña Integraciones. Esta vista muestra las mismas opciones de conexión pero dentro de un entorno más detallado, donde también puedes ajustar parámetros avanzados de cada integración una vez que esté activa.
Personalizar tu integración con Siigo
Una vez que la conexión con Siigo se establece correctamente, se abre automáticamente una ventana de personalización titulada "Personaliza tu integración con Siigo". Aquí puedes subir dos archivos de Excel desde Siigo que mejorarán significativamente tu experiencia:
El primero es el "Listado de cuentas contables". Este archivo importa tu catálogo de cuentas contables para que estén disponibles al causar facturas. En la ventana de personalización verás un enlace directo que te lleva a la página exacta en Siigo donde puedes descargar este archivo. Si tienes tu sesión de Siigo abierta, simplemente haz clic y descárgalo. Puedes volver a subir este archivo en cualquier momento — por ejemplo, si has agregado nuevas cuentas en Siigo o si han cambiado tus números de cuenta.
El segundo archivo es el "Movimiento de compras". Con este archivo, N1 aprende de tus causaciones anteriores y puede sugerirte automáticamente las cuentas contables correctas para cada proveedor. También encontrarás un enlace directo para descargarlo desde Siigo. Te recomendamos elegir un período en el que hayas tenido muchas causaciones, para que la plataforma pueda aprender lo mejor posible de tu historial contable.
Arrastra ambos archivos a las zonas de carga correspondientes y haz clic en "Configurar". N1 procesará la información — verás un indicador de progreso que muestra el estado de la importación de cuentas contables y preferencias — y cuando termine, tu integración estará lista para usar.
Estado de la integración
Una vez que hayas conectado exitosamente una plataforma contable, la sección en la página de Inicio cambia para reflejar el estado activo. El título pasa de Integrar plataforma a Integración activa, y junto al título aparece el logotipo del servicio conectado. En lugar de las tarjetas de selección, verás información sobre tu integración actual y opciones de configuración.
Causar facturas
Con la integración activa, el proceso de causación se habilita en toda la plataforma. En la tabla de facturas electrónicas aparecerá una columna adicional -- En Siigo o En Alegra, según tu integración -- que indica si cada factura ya fue causada en el sistema contable.
Para causar una factura, selecciónala en la tabla y haz clic en el botón de causación. Se abrirá un modal con el título Causar factura seguido del número de factura y el nombre del proveedor. En este modal puedes revisar y ajustar las cuentas contables, retenciones y demás detalles antes de confirmar la operación con el botón Causar en Siigo o Causar en Alegra, según corresponda. Mientras se procesa, el botón mostrará el texto Causando....
Siguientes pasos
La configuración específica de cada integración tiene sus particularidades. Siigo y Alegra manejan flujos de autenticación diferentes, y cada una ofrece opciones de personalización distintas para las cuentas contables, retenciones y categorías. Consulta las guías detalladas de cada integración para completar tu configuración:
- Guía de integración con Siigo
- Guía de integración con Alegra
- Guía de integración con Siigo Contador