Facturas electrónicas
Gestiona tus facturas electrónicas importadas desde la DIAN o subidas manualmente.
La sección de Facturas electrónicas es el corazón de la gestión documental en N1. Aquí encontrarás todas las facturas electrónicas que hayas importado desde la DIAN o subido manualmente, tanto de compra como de venta, organizadas en una tabla interactiva que te permite filtrar, exportar y causar documentos en tu software contable. Accedes a esta vista desde el menú lateral "Documentos" y seleccionando la pestaña "Facturas electrónicas".
Resumen mensual
En la parte superior de la tabla encontrarás un resumen que te muestra de un vistazo cuántas facturas tienes en el mes actual y cuántas ya fueron exportadas a tu software contable. Esto te permite llevar el control de tu avance sin necesidad de revisar factura por factura.
La tabla de facturas
La tabla principal muestra cada factura como una fila con las columnas: "Fecha" de emisión, "No. Factura" (el número o consecutivo del documento), "Contacto" (el nombre del proveedor), "Concepto" (la categoría o descripción asignada), "Total" (el valor final de la factura) y, al final de la fila, un ícono que permite descargar el archivo original.
Junto al número de documento, cada factura lleva una etiqueta que indica su tipo: FC para facturas de compra y FV para facturas de venta.
Si una factura llegó solo en XML, N1 genera su representación gráfica en PDF con el formato oficial de la DIAN (logo, código QR, productos con sus impuestos, retenciones, anticipos y totales). Ese es el archivo que descargas desde la fila.
Si tienes una integración contable activa, la tabla incluye una columna adicional que refleja el estado de sincronización con tu software. Esta columna se llama "En Alegra", "En Siigo", "Siigo Contador", "En Aliaddo", "World Office Cloud", "World Office Desktop" o "En Odoo", según la integración que tengas configurada. Desde esta columna puedes causar cada factura individualmente con un solo clic. Las facturas que ya estaban causadas en tu software contable aparecen como sincronizadas, no como pendientes; más detalles en Configurar tu primera integración.
Con Siigo, la tabla muestra además la columna "Recibo" con el estado del recibo de caja de tus facturas de venta. Para crearlo, selecciona facturas de venta y usa la acción Recibo de la barra de acciones. La guía está en Recibos de caja desde facturas de venta.
El nombre del contacto en la columna "Contacto" es un enlace que te lleva directamente al perfil de ese proveedor en la sección de Contactos. De igual manera, el "No. Factura" es clickeable y abre la vista de detalle de esa factura.
Filtros y búsqueda
Encima de la tabla encontrarás varios controles de filtrado que te permiten localizar documentos rápidamente. El campo de búsqueda acepta texto libre con el placeholder "Contacto o No. Factura...", lo que te permite buscar tanto por nombre de proveedor como por número de documento.
El selector de rango de fechas define el rango de fechas de emisión.
El menú "Estado DIAN" te permite filtrar facturas según el estado de sus eventos electrónicos ante la DIAN (por ejemplo, con o sin acuse de recibo), sin mezclar ese criterio con otros filtros de la tabla.
El control segmentado "Todas" / "Compras" / "Ventas" filtra la tabla por tipo de documento, para que trabajes solo con tus facturas de compra o solo con tus facturas de venta.
El control segmentado de causación tiene tres opciones: "Todas" (seleccionada por defecto, muestra todas las facturas), "Causadas" (solo las que ya exportaste a tu software contable) y "Sin causar" (las que aún no se han exportado). Este filtro es especialmente útil para identificar rápidamente qué facturas te falta procesar.
Acciones sobre una factura
Las acciones se ejecutan desde la selección, tanto para una factura como para varias. Puedes seleccionar facturas usando las casillas de verificación que aparecen al inicio de cada fila. Al seleccionar una o más facturas, aparece una barra de acciones flotante en la parte inferior de la pantalla con el conteo de facturas seleccionadas, una opción para limpiar la selección, el botón "Imprimir" (ícono de impresora) y los botones "Editar concepto" (para asignar un mismo concepto a todas las facturas seleccionadas) y "Eliminar" (para eliminar todas las seleccionadas).
Si aplicas filtros a la tabla y quieres actuar sobre todos los documentos que coinciden con ellos, puedes usar la opción de seleccionar todos los que coinciden con los filtros. A diferencia de seleccionar solo las filas visibles en pantalla, esta opción incluye la totalidad de los documentos del filtro activo, lo que facilita aplicar acciones masivas sobre cientos o miles de facturas a la vez.
Imprimir varias facturas
Imprimir une los PDF de las facturas seleccionadas en un solo archivo y abre la impresión, así imprimes todo en un solo trabajo. Puedes imprimir hasta 100 facturas a la vez. Si alguna no tiene PDF, N1 imprime las demás y te avisa cuántas quedaron por fuera. Esta acción no está disponible con la opción de seleccionar todos los que coinciden con los filtros: marca las facturas visibles que necesitas. La misma acción está en notas crédito, cuentas de cobro y facturas internacionales.
Causación masiva
Con Siigo, Siigo Contador, World Office Desktop u Odoo puedes causar varias facturas de una sola vez. Selecciona las facturas listas y usa la acción de la barra de acciones (Causar, Causar en World Office o Causar en Odoo, según tu integración; con Siigo, en tus facturas de venta se llama Exportar a Siigo): N1 procesa el lote en segundo plano mientras sigues trabajando en la plataforma. Con Siigo, cada lote lleva solo compras o solo ventas. Para Siigo Contador, la guía está en Causar en Siigo Contador.
Un panel compacto muestra el avance del lote en tiempo real, incluso si recargas la página. Desde el detalle del lote ves el estado de cada factura, y puedes cancelar el lote completo o facturas individuales en cualquier momento, sin afectar las que ya se causaron.
El historial de tus lotes queda reunido en la sección de causaciones automáticas del menú lateral.
Para descargar los PDF originales en un archivo ZIP, selecciona las facturas y abre el menú de tres puntos (Más opciones de exportación) junto al botón de Excel, en la parte superior derecha de la tabla: ahí está Descargar PDFs (ZIP). Para exportar a Excel, la guía está en Exportar documentos a Excel.
Vista de detalle
Al hacer clic en el número de factura ("No. Factura"), accedes a la vista de detalle del documento. Esta pantalla muestra la información completa de la factura desglosada en tablas.
La primera tabla presenta las líneas o ítems de la factura con las columnas: "Nombre" (descripción del producto o servicio), "Cantidad", "Vr. Unitario" (valor unitario), "Descuento", "IVA" (valor del impuesto), "IVA %" (porcentaje aplicado) y "Total" de cada línea.
Debajo encontrarás la tabla de retenciones, que detalla cada retención aplicada con las columnas: "Retención" (nombre del tipo de retención), "Base" (monto sobre el que se calcula), "Tasa" (porcentaje aplicado) y "Total" (valor retenido).
Subida manual
Si aún no tienes facturas en esta sección, verás un área de carga con el texto "Click para subir tus facturas electrónicas". Puedes arrastrar archivos XML, ZIP o PDF directamente a esta área. Los archivos XML y ZIP provenientes de la DIAN se procesan automáticamente y extraen toda la información estructurada de la factura. Los archivos PDF son procesados por el motor de inteligencia artificial de N1 para extraer los datos relevantes.
Una vez que ya tienes facturas cargadas, la tabla reemplaza al área de carga, pero siempre puedes subir más documentos desde la sección de Inicio o desde Archivos importados.