Importar documentos desde la DIAN

Sube el Excel de la DIAN y N1 importa tus facturas y notas crédito por la vía oficial.

¿Qué hace la importación desde la DIAN?

La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) registra todas las facturas electrónicas que tu empresa recibe y emite. N1 puede traer esos documentos directamente por la API oficial de la DIAN: tú le indicas cuáles con el reporte en Excel que descargas del portal de la DIAN, y N1 descarga cada documento, extrae sus datos (proveedor, valores, impuestos, retenciones, líneas de productos) y lo deja listo para revisar y causar.

Con un solo archivo importas facturas de compra, facturas de venta y notas crédito a la vez: N1 identifica el tipo de cada documento automáticamente, sin que tengas que elegir nada.

Requisito: empresa habilitada

Para importar por la vía oficial, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN con Soluciones Alegra S.A.S como proveedor tecnológico. Es un proceso que se hace una sola vez y N1 puede completarlo casi por completo por ti: sigue la guía Habilitar tu empresa en la DIAN.

Si intentas importar sin la habilitación, el propio asistente de importación te mostrará el aviso con el botón Habilitar mi empresa para completarla primero.

Paso 1: Descarga el Excel en el portal de la DIAN

1. Ingresa al portal de facturación electrónica de la DIAN (catalogo-vpfe.dian.gov.co) con los datos de tu empresa. La DIAN envía un enlace de acceso al correo registrado en el RUT.
2. Entra a la sección de documentos y filtra el rango de fechas que quieres importar. Puedes consultar tus documentos recibidos (compras) y emitidos (ventas).
3. Descarga el reporte en Excel. Ese archivo contiene la lista de tus documentos con su código único (CUFE), y es todo lo que N1 necesita.

Paso 2: Sube el Excel a N1

1. En la página de Inicio, ve a la tarjeta Importar desde la DIAN y haz clic en Importar desde DIAN (si ya has importado antes, el botón dice Importar documentos).
2. Se abre el asistente Importar documentos DIAN con la indicación: "Sube el Excel de la DIAN con tus documentos. Importamos las facturas de compra, de venta y las notas crédito que contenga el archivo."
3. Arrastra el archivo o haz clic en Subir Excel DIAN. El archivo debe ser .xlsx o .xls y pesar máximo 20 MB.
4. Haz clic en Importar documentos. Verás la confirmación "Importación DIAN iniciada." y el asistente se cierra.

La importación corre en segundo plano: puedes seguir trabajando en N1 mientras tanto. En la tarjeta DIAN de Inicio verás el estado Importando documentos y, al finalizar, cada importación con su conteo de documentos importados y duplicados.

¿Qué sucede después de la importación?

Los documentos descargados pasan primero por la sección de Archivos importados, donde N1 los procesa y extrae toda su información. Una vez procesados, se clasifican automáticamente y aparecen en su sección correspondiente dentro de Documentos: las facturas de compra y de venta en Facturas electrónicas (con su etiqueta FC o FV) y las notas crédito en Notas crédito.

Si algún documento presenta un problema durante el procesamiento, aparecerá con estado de error en los archivos importados, donde puedes revisar el detalle.

Control de duplicados

Puedes importar las veces que necesites sin miedo a repetir documentos: la plataforma detecta y filtra duplicados automáticamente. N1 identifica cada documento por su código único (CUFE) e ignora los que ya existen, sin importar si llegaron por una importación anterior, por correo o por carga manual. En el resumen de cada importación ves cuántos documentos eran nuevos y cuántos ya estaban en el sistema.

Importaciones posteriores

Para traer documentos nuevos, repite el proceso con un Excel actualizado: descarga del portal de la DIAN el reporte del período que te falta y súbelo a N1. Gracias al control de duplicados no importa si los rangos de fechas se superponen. También puedes importar períodos antiguos en cualquier momento, por ejemplo para completar meses o años anteriores.

Importación por correo

Además de la importación desde la DIAN, N1 puede recibir documentos automáticamente desde tu correo electrónico: conecta tu cuenta y las facturas que llegan como adjuntos se procesan solas. La guía completa está en Bandeja de entrada.