Contactos
Administra tus clientes y proveedores en un solo lugar.
La sección de Contactos centraliza la información de todos los proveedores, contratistas y terceros con los que tu empresa tiene relación comercial. N1 crea y mantiene estos registros de forma automática a medida que importas documentos: cada vez que una factura electrónica, cuenta de cobro o factura internacional trae un proveedor nuevo, el sistema genera un contacto con los datos disponibles. También puedes crear contactos manualmente cuando lo necesites.
Accedes a esta sección desde el menú lateral haciendo clic en "Contactos".
La tabla de contactos
La tabla presenta la información esencial de cada contacto en cuatro columnas. La columna "Nombre" muestra la razón social o nombre del contacto como un enlace clickeable que te lleva a su vista de detalle. La columna "Tipo documento" indica el tipo de identificación del contacto (NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, etc.). La columna "Documento" muestra el número de identificación correspondiente. La columna "Tipo persona" distingue entre persona natural y persona jurídica.
Esta información proviene directamente de los documentos importados. Cuando sincronizas con la DIAN, las facturas electrónicas contienen los datos fiscales completos del proveedor, lo que permite que N1 genere registros de contacto con información precisa y actualizada.
Crear un contacto manualmente
Si necesitas registrar un contacto que aún no tiene documentos asociados en la plataforma, puedes hacerlo con el botón "Nuevo contacto" ubicado en la esquina superior derecha de la tabla. Al hacer clic, se abre un formulario donde ingresas los datos del contacto: nombre, tipo y número de documento, tipo de persona y demás información relevante.
Esta funcionalidad es útil cuando vas a comenzar una relación comercial con un nuevo proveedor y quieres tener su información registrada antes de recibir el primer documento, o cuando necesitas complementar datos que el sistema no pudo extraer automáticamente.
Búsqueda y filtros
La tabla incluye un campo de búsqueda "Nombre..." que filtra los contactos a medida que escribes. También puedes filtrar por tipo de persona para ver, por ejemplo, solo las personas jurídicas o solo las personas naturales.
Los filtros de contactos son especialmente útiles cuando tu base de proveedores crece, ya que permiten localizar rápidamente a un contacto específico entre potencialmente cientos de registros.
Vista de detalle
Al hacer clic en el nombre de un contacto, accedes a su vista de detalle donde encontrarás toda la información registrada en una tarjeta resumen. Esta vista consolida los datos fiscales del contacto: tipo de persona, nombre, tipo y número de documento, ciudad, dirección, correo electrónico y teléfono.
También puedes indicar si un contacto es cliente, proveedor, o ambos, usando los interruptores "Es cliente" y "Es proveedor". Desde aquí puedes editar cualquier dato si necesitas corregir o complementar la información. Los cambios que realices se reflejarán en todos los documentos asociados a ese contacto. Guarda siempre con el botón Guardar.
Para los contactos marcados como proveedor, la ficha muestra además un resumen de actividad de los últimos 6 meses, con las pestañas Resumen y Productos, para que veas de un vistazo qué le compras a ese proveedor y con qué frecuencia.
Configuración por proveedor
La ficha de un proveedor concentra las automatizaciones que N1 puede ejecutar por ti para ese tercero:
- Causación Automática: con el interruptor Activar causación automática, N1 causa solo las facturas nuevas del proveedor cuando ya conoce todos sus datos contables. La guía completa está en Causación automática por proveedor.
- Eventos DIAN: define el Nivel de envío automático de eventos electrónicos (acuse de recibo, recibo del bien, aceptación expresa) para las facturas de este proveedor, o déjalo en Desactivado. Requiere tener la empresa habilitada en la DIAN.
Saldo por tercero
El saldo acumulado por tercero es una pieza central de la contabilidad colombiana: cada cuenta por cobrar o por pagar debe poder desglosarse por NIT para cumplir con la información exógena de la DIAN y para que la conciliación bancaria funcione correctamente. Sin un saldo por tercero confiable, es imposible identificar pagos parciales, retenciones aplicadas o movimientos sin cruzar.
- Total facturado vs. total pagado: cuánto se ha facturado y cuánto se ha recibido o abonado realmente.
- Retenciones practicadas: ReteICA, ReteIVA y Retefuente aplicadas, que reducen el saldo neto.
- Notas crédito aplicadas: ajustes que disminuyen el monto pendiente.
- Saldo pendiente: el neto resultante (facturado − pagado − retenciones − notas crédito).
Configuración de retenciones
Si tienes una integración contable activa (Siigo o Alegra), la ficha del proveedor incluye la sección "Configuración de retenciones". Ahí defines cómo se manejan las retenciones de ese proveedor, y la configuración se aplica automáticamente cada vez que causas una de sus facturas.
Para cada tipo de retención (ReteIVA, ReteICA y Retefuente) tienes tres modos:
"Automático" deja que N1 decida según los datos de la factura y lo que aprendió de tus causaciones anteriores. Es la opción por defecto.
"Activo" aplica siempre la retención que selecciones, sin importar lo que diga la factura. Al elegir este modo aparece un selector donde escoges el impuesto o la tarifa correspondiente. Útil cuando sabes que a este proveedor siempre le aplicas una retención específica.
"Suprimido" oculta la retención para este proveedor, aunque la factura la incluya. Útil cuando el proveedor está exento de ciertas retenciones.
Configurar bien las retenciones de tus proveedores frecuentes te permitirá causar facturas mucho más rápido, ya que no tendrás que ajustar manualmente las retenciones en cada causación.
Exportación a Excel
Si necesitas un listado de tus contactos en formato Excel, puedes seleccionar los contactos deseados usando las casillas de verificación. Al hacerlo aparece una barra de acciones flotante en la parte inferior de la pantalla con el conteo de seleccionados y la opción de exportación, que abre el selector de plantilla de tipo "Contacto" para definir qué campos se incluyen y en qué orden aparecen en el archivo generado. También puedes exportar todo el listado sin seleccionar contactos específicos, utilizando el botón de exportación disponible en la barra superior de la tabla.