Cuentas de cobro
Sube y gestiona cuentas de cobro de tus proveedores.
Las Cuentas de cobro son documentos que emiten los contratistas y prestadores de servicios que no están obligados a facturar electrónicamente. En Colombia, estos documentos son comunes en relaciones con personas naturales del régimen simplificado, freelancers y contratistas independientes. A diferencia de las facturas electrónicas que se importan automáticamente desde la DIAN, las cuentas de cobro requieren ser subidas manualmente a N1, donde el motor de inteligencia artificial se encarga de extraer la información relevante del documento.
Accedes a esta sección desde el menú lateral "Documentos" y seleccionando la pestaña "Cuentas de cobro".
Subir cuentas de cobro
La primera vez que visites esta sección sin documentos cargados, verás un área de carga con el texto "Click para subir tus cuentas de cobro". Puedes hacer clic en esta área para seleccionar archivos desde tu computador o arrastrar los documentos directamente sobre ella.
N1 acepta archivos PDF de cuentas de cobro. Una vez subidos, el sistema de inteligencia artificial analiza el contenido del documento, extrae los datos del proveedor, la fecha, el concepto y los valores, y los organiza automáticamente en la tabla. Este proceso toma unos segundos dependiendo de la complejidad del documento, y puedes seguir su progreso en la sección de Archivos importados.
Si el documento no menciona ni el NIT ni el nombre de tu empresa, N1 no lo importa directamente: queda pendiente en la Bandeja de entrada para que decidas si lo aceptas o lo rechazas.
Si tienes tus cuentas de cobro en una hoja de cálculo, usa el botón "Importar Excel" en la parte superior de la tabla. Se abre el asistente Importar cuentas de cobro desde Excel, que analiza el archivo y te deja revisar cada fila antes de importarla.
La tabla de cuentas de cobro
Una vez que tienes documentos cargados, la tabla muestra las siguientes columnas: "Fecha" del documento, "Contratista" (clickeable para abrir su ficha en Contactos), "Comprobante" (el número de la cuenta de cobro), "Receptor" (un ícono que indica si el documento menciona el NIT o el nombre de tu empresa, como se explica en Bandeja de entrada), "Concepto" (la categoría asignada al gasto), "Total", "IVA" y "Archivo" (ícono para descargar el documento original). Al final de cada fila, el ícono de ojo abre el detalle de la cuenta de cobro.
Si tienes una integración contable activa, aparece una columna adicional ("En Siigo", "En Alegra" o "Siigo Contador", según tu integración) que indica si la cuenta de cobro ya fue causada en tu software contable. Desde esta columna puedes iniciar la exportación con un solo clic.
Vista de detalle
Al hacer clic en el ícono de ojo de una fila, se abre la Cuenta de Cobro con el documento original a un lado y los datos extraídos por la inteligencia artificial al otro, para que los verifiques. Arriba ves el indicador del receptor con su etiqueta: NIT verificado, Solo nombre o Sin coincidencia.
Puedes corregir cualquier campo: Contacto, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Total, Subtotal, IVA, Retefuente, Rete ICA, Comprobante de pago, Centro de costo, Concepto y Datos de pago. En Detalle están los renglones del documento con Descripción, Cantidad, Precio unitario y Valor. Guarda los cambios con Guardar. Debajo del formulario aparece la información del contacto.
Filtros disponibles
Encima de la tabla tienes el campo "Buscar...", que encuentra cuentas de cobro por nombre o NIT del contratista y por número de comprobante, el control "Todas" / "Causadas" / "Sin causar", que separa las que ya exportaste a tu software contable de las que faltan, y el selector de rango de fechas.
Acciones sobre cuentas de cobro
Para exportar a Excel, usa el botón de Excel en la parte superior derecha de la tabla: exporta las cuentas de cobro seleccionadas con la plantilla que elijas, o todas las del rango filtrado. La guía completa está en Exportar documentos a Excel.
Al seleccionar varias cuentas de cobro con las casillas de verificación, aparece una barra de acciones flotante en la parte inferior de la pantalla con el conteo de seleccionadas y estas acciones:
- Imprimir (ícono de impresora): une los PDF de las cuentas de cobro seleccionadas en un solo archivo y abre la impresión. Funciona igual que en Facturas electrónicas.
- Editar concepto: asigna una misma categoría a todas las seleccionadas de una sola vez, útil cuando recibes varias cuentas de cobro del mismo tipo de servicio.
- Causar en Siigo (DS): con la integración de Siigo activa, envía las seleccionadas a Siigo como documento soporte en lote. La guía está en Causar facturas en Siigo.
- Eliminar: borra varias cuentas de cobro a la vez, útil cuando subiste documentos repetidos o de una empresa equivocada.