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Causar facturas en World Office Cloud

Guía para conectar World Office Cloud y exportar tus facturas de compra desde N1.

¿Qué es la exportación a World Office Cloud?

La causación en World Office Cloud es el registro de una factura de compra en tu contabilidad. N1 te permite enviar facturas electrónicas que ya importaste desde la DIAN (o subiste manualmente) directamente a World Office Cloud, revisando proveedor, impuestos y líneas antes de confirmar.

Requisitos previos

  • Tener una cuenta activa de World Office Cloud.
  • Tener tus facturas en N1. Para traerlas desde la DIAN, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN.
  • Solo puedes tener una integración contable activa por empresa en N1. Si ya usas Siigo, Alegra, Odoo, Aliaddo o World Office Desktop, desactívala antes de conectar World Office Cloud.

Conectar la integración

  1. Ve a Configuración > Integraciones.
  2. En la tarjeta de World Office Cloud, activa el interruptor y completa el asistente de conexión con tus credenciales.
  3. Cuando la conexión sea exitosa, la columna World Office Cloud aparecerá en la tabla de Facturas electrónicas.

También puedes iniciar la conexión desde Inicio, en la sección Integración, haciendo clic en la tarjeta de World Office y escogiendo Cloud.

Causar una factura

  1. Ve a Documentos > Facturas electrónicas.
  2. Activa el interruptor en la columna World Office Cloud de la factura que deseas exportar.
  3. Se abrirá el modal de exportación con el detalle de la factura, el proveedor y cada línea.

Configuración del proveedor

Si al proveedor le faltan datos de contacto (correo, teléfono o dirección), verás una advertencia en la tabla. Haz clic en el nombre del contacto o abre el diálogo de configuración del proveedor para completar la información antes de exportar.

Impuestos, descuento y validación

  • Revisa la columna de validación de impuestos para detectar inconsistencias antes de enviar.
  • Si la factura incluye descuentos por línea, puedes activar Incluir descuento en precio unitario para que el valor descontado quede en el precio unitario. La preferencia se guarda por proveedor.
  • Completa impuestos y totales en cada línea según corresponda a tu configuración en World Office Cloud.
  • Las unidades de medida de cada línea se toman del inventario de World Office Cloud, tal como las tienes configuradas allí.

Cuando todo esté listo, confirma la exportación. N1 enviará el documento a World Office Cloud y actualizará el estado en la columna World Office Cloud.

Exportar una nota contable

Además de la factura de compra, puedes exportar notas contables (asientos contables) a World Office Cloud desde el mismo flujo de siempre. Al abrir el modal de exportación, defines las partidas en la tabla de partidas y N1 valida que el asiento cuadre antes de enviarlo. Cuando todo esté correcto, confirmas y N1 registra la nota contable en World Office Cloud.

Facturas ya causadas en World Office Cloud

N1 marca como causadas las facturas de compra que ya registraste en World Office Cloud, para que no las causes dos veces. La sincronización corre sola una vez al día, y la puedes lanzar cuando quieras con Sincronizar facturas causadas, en la sección Sincronización de Configuración > Integraciones > World Office Cloud. Cómo funciona está en Configurar tu primera integración.

Siguientes pasos