Causar facturas en World Office Desktop

Conecta tu World Office instalado con N1 Agente y causa tus facturas desde N1.

¿Qué es World Office Desktop en N1?

Si llevas tu contabilidad en la versión de World Office instalada en un equipo, N1 se conecta a ella con N1 Agente, una aplicación para Windows que instalas en ese mismo equipo. El agente lee tu instalación local y envía los documentos a N1 mediante una conexión segura y cifrada, así tu base de datos nunca queda expuesta a internet.

Con la integración activa causas tus facturas electrónicas como Factura de Compra o como Nota Contable, una a una o varias a la vez, sin digitarlas en World Office.

Si trabajas con la versión en la nube, la guía que necesitas es Causar facturas en World Office Cloud.

Requisitos previos

World Office instalado en un equipo con Windows. El programa debe estar abierto en el momento de causar.
Ese equipo encendido y con conexión a internet, para que N1 Agente reciba las causaciones.
Tus facturas en N1. Para traerlas desde la DIAN, tu empresa debe estar habilitada ante la DIAN.
La activación de World Office Desktop, que se paga una sola vez por empresa en la ventana de activación.

Recuerda que cada empresa puede tener una sola integración contable activa. Si ya usas Siigo, Alegra, Odoo, Aliaddo o World Office Cloud, desactívala antes de conectar World Office Desktop.

Activar la integración

Ve a Configuración > Integraciones y activa el interruptor de la tarjeta World Office Desktop. Se abre la ventana Activar integración con World Office Desktop, que resume el proceso: pagas la activación, activas la integración, instalas N1 Agente en el equipo donde funciona World Office (tú mismo o con ayuda de soporte), vinculas el equipo y empiezas a causar.

La activación tiene un costo único por empresa y se compra en la misma ventana. En Facturar a eliges el perfil al que emitimos la factura electrónica de la compra, y pagas con una tarjeta guardada o con Pagar con Wompi. Cuando el pago se confirma verás Activación pagada, y nuestro equipo de soporte te contactará para coordinar la instalación de N1 Agente.

Después confirma con Activar World Office Desktop. Al terminar verás el mensaje ¡Integración activada! y el botón Configurar N1 Agente, que abre el asistente.

Configurar N1 Agente paso a paso

El asistente Configura N1 Agente te acompaña por seis pasos y detecta el avance solo: cuando un paso queda listo, pasa al siguiente. Si lo cierras, lo retomas donde ibas desde Configuración > Integraciones > World Office Desktop con Vincular equipo.

Si ya usas N1 Agente con otra empresa, el asistente empieza con Elige cómo continuar: con Continuar con un equipo ya vinculado reutilizas ese equipo sin generar otro código, y con Vincular un equipo nuevo sigues los pasos completos.

Instalar N1 Agente. Usa Descargar N1 Agente e instálalo en el equipo con Windows donde funciona World Office. Si prefieres que soporte lo instale por ti, usa Solicitar instalación a soporte.
Vincular equipo. Si N1 Agente está en el mismo equipo desde el que navegas, usa Vincular este equipo. Si está en otro equipo, usa Generar código y escribe ese código en N1 Agente. Los enlaces y los códigos son personales, de un solo uso y vencen en 30 minutos. El equipo aparece solo en el asistente.
Confirmar equipo. N1 te muestra el nombre del equipo, la versión de N1 Agente y el sistema operativo. Si lo reconoces, confirma con Confirmar equipo; así lo autorizas para recibir causaciones. Si no lo reconoces, no lo confirmes y revócalo desde la configuración.
Asignar empresa. En N1 Agente seleccionas la empresa de World Office, confirmas su copia de seguridad y la asignas a tu empresa en N1. Cuando la asignación aparece en el asistente, revisa que corresponda a la empresa correcta y acéptala con Aceptar y vincular.
Sincronizar datos. Con Sincronizar datos, N1 Agente lee los terceros, los inventarios, las cuentas y las formas de pago de World Office.
Listo. Desde el último paso puedes ir directo a Causar mi primera factura.

Causar una factura

Ve a Documentos > Facturas electrónicas.
En la columna World Office Desktop, haz clic en Causar en la factura que quieres registrar.
Se abre el modal Causar en World Office Desktop con el número del documento en el encabezado.

En la parte superior eliges la variante del documento: Factura de Compra o Nota Contable. N1 recuerda la última variante que usaste con ese proveedor.

Datos del documento

El encabezado de la factura de compra tiene tres campos: Forma de pago, Centro de costos, que aparece si tu World Office los maneja, y Plazo días, que N1 calcula a partir de la fecha de vencimiento de la factura.

Configurar los ítems

La tabla muestra una fila por cada línea de la factura, con las columnas Item factura, Inventario WO, Bodega, Impuestos, Cant. y Total. Si la línea trae descuento, N1 lo incluye en el precio unitario que envía a World Office.

En Inventario WO y en Bodega puedes aplicar el mismo valor a todas las líneas desde el encabezado de la columna. Los inventarios se buscan por código o por nombre. Si el impuesto de una línea no coincide con el IVA que World Office tiene configurado para ese inventario, N1 te lo advierte en la columna Impuestos con el IVA que espera.

Cuando varias líneas comparten tarifa de IVA, aparece el interruptor Agrupar ítems por IVA. Al activarlo, N1 junta esas líneas en un solo ítem de inventario por tarifa. Con la flecha de la fila ves las líneas agrupadas y puedes sacar una del grupo. Al causar, N1 guarda el inventario y la bodega del grupo para ese proveedor. No lo actives si manejas inventario por producto en World Office.

Retenciones

Debajo de la tabla, el bloque Cuentas de retención lista las retenciones de la factura con su porcentaje y su valor. N1 calcula cada retención sobre la base de la factura, multiplicando la base por la tarifa. Para cada una eliges la cuenta contable; si la dejas vacía, la retención se envía igual y World Office la resuelve con su configuración.

Totales y confirmación

La barra lateral resume Subtotal, Impuestos, Retenciones y el Total a pagar, y muestra el estado del equipo vinculado. Cuando todo esté listo, confirma con Causar en World Office Desktop.

Si el equipo está apagado o sin conexión, puedes enviar la causación de todos modos: queda en cola y se procesa cuando N1 Agente vuelva a conectarse. La columna cambia a Causada cuando el documento queda registrado en World Office.

Nota contable

Con la variante Nota Contable, el encabezado pide un Concepto y el Plazo días, y la tabla cambia a las columnas Descripción, Cuenta, Centro de costos, Débito y Crédito. Las retenciones de la factura llegan precargadas como renglones al crédito y la barra lateral muestra el total del Débito, del Crédito y la Diferencia entre ambos. Se confirma con Crear Nota Contable.

Aquí también puedes usar Agrupar ítems por IVA: las líneas con la misma tarifa se juntan en un renglón y defines la cuenta del grupo.

Causar varias facturas a la vez

Selecciona las facturas en Facturas electrónicas y usa Causar en World Office en la barra de acciones. La ventana separa las facturas en Listas, Faltan datos y Ya causadas, y envía a N1 Agente solo las listas, como Factura de Compra. Una factura está lista cuando el equipo y la empresa están vinculados y N1 ya conoce, por las causaciones anteriores de ese proveedor, la forma de pago, el centro de costos (si lo manejas) y el inventario y la bodega de cada ítem. Las facturas listas muestran un ícono de destello en la columna World Office Desktop.

Antes de empezar, N1 revisa que tengas créditos para todo el lote. Si no alcanzan, el lote no arranca y verás el aviso No tienes créditos suficientes para exportar estas facturas.

Historial de World Office

En la configuración de la integración encuentras la tarjeta Historial de World Office. N1 Agente lee los comprobantes que ya contabilizaste en World Office y genera sugerencias de causación. Los comprobantes históricos nunca se modifican.

En Escanear historial eliges qué leer, facturas de compra o notas contables, y el periodo: últimos 180 días, último año o toda la historia disponible. Mientras el escaneo corre, la sección muestra su estado y cuántos comprobantes encontró.

Las sugerencias resultantes se filtran por Sugeridas, Confirmadas y Rechazadas, y son de tres clases: preferencias por proveedor, como la forma de pago, el plazo, la bodega y el centro de costos; asignación de inventario y cuenta por ítem; y plantillas de notas contables. Cada sugerencia se acepta con Confirmar o se descarta con Rechazar.

Configuración de la integración

Desde Configuración > Integraciones > World Office Desktop llegas a la página de ajustes, organizada en varias secciones:

Conexión muestra el estado de la conexión y los equipos vinculados, cada uno con su versión de N1 Agente, su sistema operativo y su último contacto. Desde aquí confirmas o revocas un equipo y vinculas uno nuevo.

Empresas lista qué empresa de World Office está asignada a tu empresa en N1, en qué equipo y desde cuándo. La asignación se crea en N1 Agente y aquí puedes desvincularla.

Agrupar ítems al causar reúne los proveedores que agrupan sus líneas por tarifa de IVA. Con Configurar eliges un proveedor y defines sus grupos: para la factura de compra, el inventario y la bodega de cada grupo; para la nota contable, la cuenta.

Excepciones por proveedor reúne los proveedores con valores guardados de causaciones anteriores. Para editarlos, abres el diálogo desde la factura que vas a causar.

Sincronización vuelve a leer terceros, inventarios, bodegas, cuentas contables y formas de pago con el botón Actualizar datos. Si el agente está sin conexión, la actualización queda pendiente y se ejecuta al reconectarse.

En Zona peligrosa puedes desactivar la integración. Esto revoca las asignaciones de empresas y detiene las nuevas causaciones, pero no afecta las facturas que ya causaste en World Office.

Si algo no funciona

"N1 Agente está sin conexión": el equipo está apagado o sin internet. Las causaciones que envíes quedan en espera y se procesan cuando vuelva a conectarse.
"World Office está instalado, pero debe estar abierto para causar la factura": abre World Office en el equipo vinculado y vuelve a intentarlo.
Faltan datos maestros: usa Actualizar datos en la sección de sincronización para volver a leer los catálogos.
"No tienes créditos suficientes para exportar.": recarga créditos y vuelve a causar. Si el comprobante ya quedó registrado en World Office, no lo crees de nuevo allí: cuando tengas créditos, vuelve a causar la factura en N1 para actualizar su estado.
No hay equipo confirmado o empresa asignada: revisa las secciones Conexión y Empresas. N1 te lleva a esa página cuando falta alguno de los dos.