Archivos importados

Revisa el estado de procesamiento de todos los documentos importados o subidos.

La sección de Archivos importados es el registro centralizado de todos los documentos que han ingresado a N1, ya sea mediante la sincronización con la DIAN o por carga manual. Mientras que las demás secciones de documentos muestran la información ya procesada y organizada por tipo, esta vista te permite monitorear el estado de cada archivo individual y diagnosticar cualquier problema que haya ocurrido durante el procesamiento.

Accedes a esta vista desde la ruta /documents/imported-files. También puedes llegar rápidamente haciendo clic en el botón "Ver archivos" que aparece en la tarjeta de la DIAN en la pantalla de Inicio después de tu primera sincronización.

La tabla de archivos

La tabla muestra cuatro columnas que te dan una visión completa del estado de cada archivo. La columna "Fecha" registra el momento exacto en que el archivo fue subido o importado, incluyendo fecha y hora. La columna "Nombre" muestra el nombre del archivo junto con un indicador visual de su estado. La columna "Estado" presenta una etiqueta (badge) de color que indica la fase de procesamiento en la que se encuentra el archivo. La columna "Tipo" identifica la clase de documento que N1 detectó en el archivo, y es un enlace que te lleva a la sección correspondiente.

Estados de procesamiento

Cada archivo pasa por un ciclo de procesamiento que se refleja en una etiqueta de color dentro de la columna "Estado":

• "Error" (rojo): el procesamiento del archivo falló. Puede deberse a un formato no reconocido, un archivo corrupto o un problema temporal del sistema. Los archivos en este estado muestran un botón para reintentar el procesamiento y un botón de historial para ver el detalle del error.
• "Nuevo" (azul): el archivo fue recibido y está en cola para ser procesado. Si la subida fue reciente, verás un spinner de carga junto a la etiqueta indicando que el procesamiento está en curso.
• "Importado" (verde): el archivo fue procesado exitosamente y su información ya está disponible en la sección correspondiente (facturas electrónicas, notas crédito, cuentas de cobro, etc.).
• "No soportado" (amarillo): N1 no pudo identificar el tipo de documento contenido en el archivo. Esto puede ocurrir con formatos que la plataforma aún no soporta.
• "Duplicado" (amarillo): el archivo contiene un documento que ya existe en tu cuenta. El sistema de control de duplicados de N1 lo detectó automáticamente para evitar registros repetidos.

Tipos de documento

La columna "Tipo" clasifica cada archivo según el documento que contiene. Los tipos reconocidos por N1 son: "Extracto bancario", "Cuenta de cobro", "Nota crédito", "Extracto Dian", "Factura electrónica", "Factura internacional", "Nota crédito Dian" y "Factura electrónica Dian". El tipo aparece como un enlace que te lleva directamente a la sección donde se gestiona ese tipo de documento.

Filtros

Los filtros de esta vista te permiten acotar los resultados de varias formas. El campo de búsqueda "Nombre..." filtra por nombre de archivo. Los selectores de fecha "Desde" y "Hasta" limitan por fecha de subida. También puedes filtrar por estado (desplegable con las opciones de los cinco estados disponibles) y por tipo de documento (desplegable con los tipos reconocidos por el sistema).

La combinación de estos filtros es útil cuando necesitas, por ejemplo, encontrar todos los archivos que tuvieron error en una importación específica o verificar qué documentos fueron detectados como duplicados en tu última sincronización con la DIAN.

Eliminación de archivos

Puedes eliminar archivos seleccionándolos con las casillas de verificación y haciendo clic en el botón "Eliminar" (rojo). El sistema muestra un mensaje de confirmación importante: "¿Estás seguro? Esta acción no se puede deshacer. Además, si haz exportado documentos, no podrás ver su estado actual, aún si vuelves a subirlos."

Este mensaje merece atención porque al eliminar un archivo importado, también se elimina el documento procesado que se generó a partir de él. Si ya habías causado una factura en tu software contable y eliminas el archivo original en N1, perderás la referencia al estado de sincronización. Antes de eliminar, asegúrate de que ya no necesitas la información contenida en esos archivos.