Cuentas de cobro
Sube y gestiona cuentas de cobro de tus proveedores.
Las Cuentas de cobro son documentos que emiten los contratistas y prestadores de servicios que no están obligados a facturar electrónicamente. En Colombia, estos documentos son comunes en relaciones con personas naturales del régimen simplificado, freelancers y contratistas independientes. A diferencia de las facturas electrónicas que se importan automáticamente desde la DIAN, las cuentas de cobro requieren ser subidas manualmente a N1, donde el motor de inteligencia artificial se encarga de extraer la información relevante del documento.
Accedes a esta sección desde el menú lateral "Documentos" y seleccionando la pestaña "Cuentas de cobro".
Subir cuentas de cobro
La primera vez que visites esta sección sin documentos cargados, verás un área de carga con el texto "Click para subir tus cuentas de cobro". Puedes hacer clic en esta área para seleccionar archivos desde tu computador o arrastrar los documentos directamente sobre ella.
N1 acepta archivos PDF de cuentas de cobro. Una vez subidos, el sistema de inteligencia artificial analiza el contenido del documento, extrae los datos del proveedor, la fecha, el concepto y los valores, y los organiza automáticamente en la tabla. Este proceso toma unos segundos dependiendo de la complejidad del documento, y puedes seguir su progreso en la sección de Archivos importados.
La tabla de cuentas de cobro
Una vez que tienes documentos cargados, la tabla muestra las siguientes columnas: "Fecha" del documento, "Nombre" del proveedor o contratista (clickeable para ver el detalle), "Concepto" (la categoría asignada al gasto), "Total" (el valor de la cuenta de cobro) y "Archivo" (ícono para descargar el documento original).
Si tienes una integración activa con Siigo, aparece la columna adicional "En Siigo" que indica si la cuenta de cobro ya fue causada en tu software contable. Desde esta columna puedes iniciar la exportación con un solo clic.
Al hacer clic en el nombre del proveedor, accedes a una vista de detalle que muestra toda la información extraída por el sistema de inteligencia artificial, junto con el documento original para que puedas verificar los datos.
Filtros disponibles
Los filtros te permiten buscar cuentas de cobro por nombre del proveedor, acotar por rango de fechas con los selectores "Desde" y "Hasta", y filtrar por rango de monto. Estos filtros funcionan de la misma manera que en las demás secciones de documentos.
Acciones sobre cuentas de cobro
Cada fila ofrece la acción "Exportar" que genera un archivo Excel del documento usando la plantilla de tu elección. Al seleccionar múltiples cuentas de cobro con las casillas de verificación, aparece el botón "Editar concepto" que permite asignar una misma categoría a todas las seleccionadas de una sola vez. Esto resulta especialmente útil cuando recibes varias cuentas de cobro del mismo tipo de servicio y quieres categorizarlas de forma consistente.