Facturas electrónicas
Gestiona tus facturas electrónicas importadas desde la DIAN o subidas manualmente.
La sección de Facturas electrónicas es el corazón de la gestión documental en N1. Aquí encontrarás todas las facturas de compra electrónicas que hayas importado desde la DIAN o subido manualmente, organizadas en una tabla interactiva que te permite filtrar, exportar y causar documentos en tu software contable. Accedes a esta vista desde el menú lateral "Documentos" y seleccionando la pestaña "Facturas electrónicas".
La tabla de facturas
La tabla principal muestra cada factura como una fila con las siguientes columnas: "Fecha" de emisión, "No. Factura" (el número o consecutivo del documento), "Contacto" (el nombre del proveedor), "Concepto" (la categoría o descripción asignada), "Base" (el subtotal antes de impuestos), "Total" (el valor final de la factura) y "Archivo" (un ícono que permite descargar el archivo original).
Si tienes una integración contable activa, la tabla incluye una columna adicional que refleja el estado de sincronización con tu software. Esta columna se llama "En Alegra", "En Siigo" o "Siigo Contador", dependiendo de la integración que tengas configurada. Desde esta columna puedes causar cada factura individualmente con un solo clic.
El nombre del contacto en la columna "Contacto" es un enlace que te lleva directamente al perfil de ese proveedor en la sección de Contactos. De igual manera, el "No. Factura" es clickeable y abre la vista de detalle de esa factura.
Filtros y búsqueda
Encima de la tabla encontrarás varios controles de filtrado que te permiten localizar documentos rápidamente. El campo de búsqueda acepta texto libre con el placeholder "Contacto o No. Factura...", lo que te permite buscar tanto por nombre de proveedor como por número de documento.
Los filtros de fecha consisten en dos selectores: "Desde" y "Hasta", que definen el rango de fechas de emisión. También dispones de filtros por rango de monto, con dos campos numéricos que muestran el símbolo $ y los placeholders "Desde" y "Hasta" para el valor.
Cuando tienes una integración activa, aparece un control segmentado con tres opciones: "Todas" (seleccionada por defecto, muestra todas las facturas), "Causadas" (solo las que ya exportaste a tu software contable) y "Sin causar" (las que aún no se han exportado). Este filtro es especialmente útil para identificar rápidamente qué facturas te falta procesar.
Acciones sobre una factura
Al pasar el cursor sobre una fila, aparece un menú de acciones individuales en el extremo derecho. La acción "Exportar" genera un archivo Excel de esa factura usando la plantilla que selecciones. La acción "Editar concepto" te permite cambiar la categoría asignada al documento. La acción "Eliminar" (en rojo) remueve la factura de tu listado.
Para operaciones masivas, puedes seleccionar varias facturas usando las casillas de verificación que aparecen al inicio de cada fila. Al seleccionar una o más facturas, aparecen dos botones de acción en la parte superior de la tabla: "Editar concepto" (botón blanco) para asignar un mismo concepto a todas las facturas seleccionadas, y "Eliminar" (botón rojo) para eliminar todas las seleccionadas.
Vista de detalle
Al hacer clic en el número de factura ("No. Factura"), accedes a la vista de detalle del documento. Esta pantalla muestra la información completa de la factura desglosada en tablas.
La primera tabla presenta las líneas o ítems de la factura con las columnas: "Nombre" (descripción del producto o servicio), "Cantidad", "Vr. Unitario" (valor unitario), "Descuento", "IVA" (valor del impuesto), "IVA %" (porcentaje aplicado) y "Total" de cada línea.
Debajo encontrarás la tabla de retenciones, que detalla cada retención aplicada con las columnas: "Retención" (nombre del tipo de retención), "Base" (monto sobre el que se calcula), "Tasa" (porcentaje aplicado) y "Total" (valor retenido).
Subida manual
Si aún no tienes facturas en esta sección, verás un área de carga con el texto "Click para subir tus facturas electrónicas". Puedes arrastrar archivos XML, ZIP o PDF directamente a esta área. Los archivos XML y ZIP provenientes de la DIAN se procesan automáticamente y extraen toda la información estructurada de la factura. Los archivos PDF son procesados por el motor de inteligencia artificial de N1 para extraer los datos relevantes.
Una vez que ya tienes facturas cargadas, la tabla reemplaza al área de carga, pero siempre puedes subir más documentos desde la sección de Inicio o desde Archivos importados.