Plantillas Excel
Crea y personaliza plantillas para exportar tus documentos a Excel.
La sección de Plantillas Excel te permite diseñar la estructura exacta de los archivos Excel que genera N1 cuando exportas documentos. En lugar de recibir un formato fijo, puedes decidir qué campos incluir, en qué orden aparecen y cómo se organizan las columnas. Esto es especialmente útil cuando tu contador o tu proceso interno requiere un formato específico de Excel, o cuando necesitas exportar solo ciertos campos de tus documentos.
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La tabla de plantillas
La tabla muestra todas las plantillas disponibles con cuatro columnas. "Nombre" es el nombre que le diste a la plantilla (clickeable para acceder al editor). "Descripción" es un texto opcional que explica el propósito de la plantilla. "Tipo de documento" indica para qué clase de documento está diseñada la plantilla. "Creada por" muestra el nombre del usuario que la creó, o "N1" cuando se trata de una plantilla predeterminada que viene incluida con la plataforma.
N1 proporciona plantillas predeterminadas para cada tipo de documento, diseñadas con los campos más comunes. Estas plantillas no se pueden editar directamente, pero puedes clonarlas como punto de partida para crear tu propia versión personalizada.
Crear una plantilla nueva
Para crear una plantilla nueva, haz clic en el botón "Crear nueva" ubicado en la esquina superior derecha de la tabla. Se abre un formulario donde debes asignar un nombre, una descripción opcional y seleccionar el tipo de documento para el que será utilizada. Los tipos de documento disponibles son: "Factura electrónica", "Cuenta de cobro", "Factura internacional", "Contacto" y "Nota crédito".
Después de crear la plantilla, accedes al editor donde puedes configurar exactamente qué campos se incluirán en el archivo Excel y en qué orden aparecerán. El editor utiliza un sistema de arrastrar y soltar que te permite organizar los campos de manera intuitiva.
Acciones sobre plantillas
Al pasar el cursor sobre una fila de la tabla, aparecen acciones contextuales para cada plantilla. "Previsualizar" (ícono de ojo) abre una vista previa que muestra cómo se verá el Excel generado con esa plantilla. "Editar" (ícono de lápiz) te lleva al editor de campos; esta opción solo está disponible para las plantillas que tú creaste, no para las predeterminadas de N1. "Clonar" (ícono de copia) crea una copia exacta de la plantilla que puedes modificar libremente. "Eliminar" (ícono de papelera) borra la plantilla; al igual que editar, solo está disponible para tus plantillas personalizadas.
La opción de clonar es particularmente práctica cuando quieres crear una variante de una plantilla existente. Si la plantilla predeterminada de N1 casi te sirve pero necesitas agregar o quitar un par de campos, puedes clonarla y ajustar la copia en lugar de empezar desde cero.
Usar plantillas al exportar documentos
Las plantillas se utilizan cada vez que exportas documentos a Excel desde cualquier sección de la plataforma. Al hacer clic en "Exportar" en una factura o grupo de documentos, se abre el modal "Exportar a Excel" con el subtítulo "Selecciona o crea una plantilla".
En este modal ves las plantillas disponibles para el tipo de documento que estás exportando. Cada plantilla en la lista ofrece las acciones "Previsualizar", "Editar" y "Clonar" directamente desde el modal, sin necesidad de ir a la sección de plantillas. En la parte inferior del modal tienes dos acciones: "Crear plantilla" (si ninguna de las existentes te sirve) y "Exportar" (para generar el archivo con la plantilla seleccionada).
Cuando la exportación se completa exitosamente, el archivo se descarga automáticamente y aparece una notificación que confirma: "Tu archivo se exportó exitosamente." con un enlace para descargarlo nuevamente si lo necesitas.